Guida al sondaggio di pianificazione: come funziona, ogni impostazione, 12 casi reali
Questo è il primo di una serie di deep-dive sui nove modelli di sondaggio di Whocan. Ogni articolo copre un modello dall’inizio alla fine — cosa fa, ogni impostazione disponibile, cosa vedono i votanti e le situazioni reali in cui si usa.
Cominciamo con il sondaggio di pianificazione — il secondo modello più usato di Whocan (9.604 sondaggi negli ultimi 12 mesi) e la cosa più vicina a uno strumento di uso quotidiano che il prodotto ha. Se hai mai mandato cinque mail per trovare l’orario di una riunione e alla fine ti sei arreso, questo è il modello che sostituisce quelle mail.
Cos’è un modello di sondaggio?
Un modello di sondaggio su Whocan è una combinazione pre-configurata di formati di risposta, impostazioni di default e tema visivo che si adatta a una situazione specifica. Tutti e nove i modelli girano sullo stesso motore sottostante — espongono solo parti diverse. Scegli il modello che si adatta al tuo problema, scrivi un titolo, condividi il link. Il motore fa il resto. Per il panorama più ampio, vedi la guida madre ai nove modelli. Se le tre parole modello, sondaggio di esempio e tema suonano simili, l’articolo glossario le distingue.
Cosa fa un sondaggio di pianificazione
Un sondaggio di pianificazione pone una sola domanda: «fra queste date e orari candidati, quali ti vanno bene?»
Tu — l’host — proponi diversi slot orari. Condividi un link. Ogni partecipante clicca gli slot che gli vanno bene, opzionalmente aggiunge una risposta «forse» e, se vuole, lascia un commento. Vedi in tempo reale chi ha risposto, cosa ha scelto e quale slot ha l’accordo più ampio.
È la risposta digitale al thread di mail «Martedì alle 15 ti va? — A me no, e mercoledì? — Ho un’altra riunione, e giovedì mattina?…» — solo che invece di andare avanti e indietro, metti tutti gli slot candidati in una volta e lasci che il gruppo converga.
Avvia un sondaggio di pianificazione →
Vedilo live
Sotto c’è un sondaggio di pianificazione Whocan reale e interattivo incorporato in questa pagina. Clicca uno slot per vedere com’è votare. Niente di quello che fai qui cambia qualcosa nei tuoi sondaggi — è un esempio pubblico con cui chiunque può interagire.
Ogni funzionalità, in ordine
Questa sezione è la specifica completa — impostazioni attive di default, impostazioni che attivi con un clic, e cosa i votanti vedono davvero.
Cosa fanno i votanti
Un votante di un sondaggio di pianificazione vede una lista di slot candidati data/ora. Per ogni slot può:
- Cliccare «sì» — può in quello slot.
- Cliccare «forse» — riesce a farcela se serve. L’host lo vede come un segnale separato e più debole. Attivo di default sui sondaggi di pianificazione (
mayBe: true). - Lasciarlo vuoto — non può in quello slot.
- Suggerire una nuova data — se «permetti di aggiungere opzioni» è attivo, qualsiasi votante può aggiungere un nuovo slot candidato alla lista.
- Lasciare un commento privato — visibile solo all’host (per esempio «solo dopo le 17»).
I votanti non hanno bisogno di un account. Ricevono il link del sondaggio, cliccano, fatto. L’host vede tutte le risposte aggiornarsi in tempo reale.
Impostazioni attive di default
| Impostazione | Cosa fa |
|---|---|
Tema: calendar | Uno stile visivo neutro, centrato sul tempo. L’host può passare a qualsiasi altro tema generico o caricare la propria immagine di sfondo. |
| Mostra partecipanti | Ogni votante vede chi altro ha risposto e cosa ha scelto. Disattivare per un sondaggio anonimo. |
| Forse / Se necessario | Risposta a tre vie sì / no / forse per slot. Disattiva nella maggior parte degli altri modelli; attiva qui perché la pianificazione è proprio il caso in cui «forse» conta. |
| Commenti privati | Ogni votante può allegare un commento visibile solo all’host — utile per vincoli soft tipo «solo dopo le 17». |
| Max. partecipanti per slot | L’host può mettere un tetto a ogni slot, utile per «il tavolo del pranzo è per sei». |
| Descrizione per opzione | Ogni slot può portare la propria descrizione («in ufficio», «solo video call»). |
| Permetti di aggiungere opzioni | I votanti possono proporre loro stessi nuovi slot candidati. |
Impostazioni da attivare (avanzate)
| Impostazione | Cosa fa |
|---|---|
| Descrizione lunga | Un testo più lungo sotto il titolo — utile quando la riunione ha bisogno di contesto. |
| Rispondi entro | Una scadenza dopo la quale il voto chiude. Il sondaggio rimane visibile ma bloccato. |
| Luogo | Un campo luogo che viene scritto nell’export calendario. |
| Fuso orario | Fusi IANA completi (per esempio Europe/Rome). I votanti in altri fusi vedono un suggerimento «questo evento è a X ore dal tuo orario». |
| Layout del form | Cambia il form di voto fra lista e matrice (tabella stile Doodle) e viceversa. |
| Selettore di tema | Temi generici (no-theme, human-hands, duties, calendar) più personalizzazione completa: carica la tua immagine di sfondo, scegli font, palette di colori, dimensioni separate desktop/mobile. |
| Ricevi notifiche | L’host riceve una mail a ogni nuovo RSVP. |
| Permetti notifiche partecipanti | I votanti possono abbonarsi agli update («abbiamo scelto giovedì alle 14»). |
| Chiedi email / telefono | Richiedere i contatti ai votanti. |
| Copia sondaggio | Duplicare un sondaggio già lanciato — utile per cadenze di riunioni ricorrenti. |
| Export CSV | Esportare la tabella completa dei risultati una volta chiuso il voto. |
| Export iCal / ICS | Una volta scelto lo slot vincitore, ogni votante può aggiungere l’evento a Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. |
Modificare gli slot dopo averli creati
Due strumenti lato host che fanno risparmiare tanto tempo non appena hai più di una manciata di slot.
Ripetere uno slot come serie. Su qualsiasi slot di data, scegli Ripeti dal menu dello slot — il dialog chiede un pattern (giornaliero, solo giorni feriali, settimanale, ogni due settimane o mensile) e una data di fine, e genera il resto della serie al posto tuo (fino a 52 ricorrenze in un colpo). Utile per gli standup settimanali, gli allenamenti, i cicli di prove o qualsiasi riunione ricorrente in cui altrimenti digiteresti la stessa ora quindici volte.
Modificare più slot contemporaneamente. Seleziona più slot con le caselle di riga (o Seleziona tutto) e apri il dialog multi-edit. Per ogni attributo — data, orario, etichetta, descrizione, limite partecipanti — c’è una casella opt-in: spunta quello che vuoi cambiare, lascia il resto in pace, salva una volta. Spostare tutti gli slot di una settimana, mettere un limite di 8 partecipanti su ogni slot o aggiungere la stessa descrizione a un intero lotto diventano operazioni a un solo salvataggio.
I due insieme sono il motivo per cui gli host che gestiscono sondaggi ricorrenti (club sportivi, scuole di lingua, consigli direttivi) tendono a scegliere Whocan rispetto a strumenti che costringono a creare un sondaggio nuovo ogni volta.
Gestire la tabella dei risultati
Quando i voti iniziano ad arrivare, la tabella dei risultati è più di una lista passiva — è dove l’host gestisce davvero il sondaggio. Tre strumenti riservati all’host sono nella tabella.
Modificare qualsiasi voto sul posto. Clicca sull’icona della matita di una riga e l’intera riga diventa modificabile — nome, ogni risposta di slot, commenti, email e telefono (se quei campi sono attivi), e i contatori multi-persona. Utile quando un votante scrive «in realtà martedì non posso» o quando qualcuno ha inserito il nome sbagliato e tu lo correggi invece di chiedergli di rifarlo.
Etichettare i voti con un flag. Ogni riga ha una colonna Tag a testo libero visibile solo a te (la colonna è nascosta ai votanti). Usala per segnare VIP, «confermato per telefono», esigenze alimentari, assegnazioni di tavolo, stato di pagamento — qualsiasi cosa tu voglia tracciare accanto alle risposte vere e proprie. Ordina la tabella per la colonna Tag per raggruppare.
Aggiungere un voto per conto di qualcuno. Sotto la tabella c’è un pulsante Aggiungi voto — inserisce una nuova riga in modalità modifica e ti lascia compilare la risposta tu stesso. Il voto è segnato internamente come «aggiunto per conto di» ma conta nei totali esattamente come un voto auto-inviato. È il flusso per «zia Erika ha risposto su WhatsApp», «due persone in ufficio me l’hanno detto a pranzo» o «la babysitter ha chiamato e confermato il suo slot».
I tre insieme trasformano la tabella dei risultati in una superficie di lavoro, non un cruscotto — la maggior parte degli host passa più tempo qui che nella pagina di creazione una volta che un sondaggio è in corso.
Il formato di risposta sotto il cofano
Il sondaggio di pianificazione espone un solo Option Type: date (una data con casella e risposta «forse» opzionale). È intenzionale — il modello è monomorfico a bella posta. Se hai bisogno di un layout a matrice (righe di date, colonne di votanti) o vuoi mischiare righe di date con righe di testo libero nello stesso sondaggio, il Sondaggio Doodle è il modello giusto. Per qualsiasi cosa più complessa — slider, menu a tendina, formati di risposta misti — passa a Advanced.
Temi
La tematizzazione visiva sul sondaggio di pianificazione usa il sistema di temi generici di Whocan. Il selettore espone 32 temi preimpostati — uno è specifico per la pianificazione, il resto è generalista per adattare il look a quello che stai pianificando — più il caricamento completo di immagine personalizzata.
Il default: calendar. Un look neutro, centrato sul tempo, con accenti da calendario. Pre-configurato per il sondaggio di pianificazione — sceglilo se vuoi che il sondaggio sembri uno strumento, non una pagina evento.
La scelta minimale: no-theme. Nessuna immagine di sfondo, nessuna decorazione. Utile per la pianificazione interna di team dove lo stile sarebbe solo rumore.
Porta il tuo: sfondo personalizzato. Carica una tua immagine e l’header del sondaggio la porta al posto di un preset. Circa il 4% dei sondaggi di pianificazione negli ultimi 12 mesi usa uno sfondo personalizzato — di solito eventi di comunità, sondaggi di gruppi di genitori, o qualsiasi cosa dove l’host vuole che la pagina si senta come il suo evento. Puoi anche scegliere font, palette di colori, stile delle ombre e dimensioni separate desktop/mobile.
Tutti i temi preimpostati disponibili per il sondaggio di pianificazione, raggruppati per tema:
- Pianificazione:
calendar(default) - Neutro / minimale:
no-theme - Cibo e tavola:
table-setting-festive-dinner,grilled-vegetable,pizza,sushi,spaghetti,order-food - Sport e attività:
football-on-grass,american-football,yoga-mat,board-game,concert,movie - Viaggio e lifestyle:
car-drivers,street,reolocation - Famiglia e bambini:
kids,baby-feet-small - Celebrazioni ed eventi:
wedding-seats,gift,sparkler,valentine-hearts,people-register - Stagionali e feste:
halloween,christmas,thanksgiving,friendsgiving,easter-eggs,4th-of-july - Lavoro e comunità:
feedback-from-colleague,volunteer-work
I temi riservati ad altri tipi di sondaggio (human-hands per il sondaggio di opinione, potluck per Potluck, duties per la lista compiti, registration-form per la registrazione a evento) non sono nel selettore del sondaggio di pianificazione. Se ne vuoi uno — o qualsiasi impostazione che Whocan ha — passa il sondaggio in modalità Advanced e la libreria completa si sblocca senza perdere i voti già raccolti.
Dodici casi d’uso reali
Non sono esempi inventati. Sono cluster distillati dai 9.604 sondaggi di pianificazione reali che sono girati su Whocan negli ultimi 12 mesi — anonimizzati per intento. Per ognuno ho annotato l’impostazione che cambieresti tipicamente rispetto al default.
1. Riunione di team / standup
Di gran lunga il cluster più grande — oltre 1.000 sondaggi negli ultimi 12 mesi avevano «meeting» o un equivalente localizzato («Riunione», «Réunion», «Sitzung», «Reunião») nel titolo. Sync di progetto, allineamenti settimanali, retro di fine trimestre, sprint planning. L’host propone 3–5 slot candidati, il team sceglie quello che funziona.
Tweak tipico: attivare fuso orario per team distribuiti, e ricevi notifiche per vedere il momento in cui il tuo ultimo votante ha risposto.
2. Consiglio / comitato
135 sondaggi negli ultimi 12 mesi erano riunioni di consiglio, fondazione, comitato o governance. Il contesto è più formale — 8-12 persone, preavviso più lungo, requisiti di quorum specifici.
Tweak tipico: attivare rispondi entro (una scadenza ferma), descrizione lunga (l’ordine del giorno) e luogo. Usare mostra partecipanti in modo che i membri vedano chi ha confermato.
3. Gruppo genitori / evento scolastico
70 sondaggi all’anno per riunioni genitori-insegnanti, riunioni del consiglio di genitori, scelta degli slot di volontariato in classe, feste di fine anno. L’host è di solito un rappresentante dei genitori che coordina 15-30 altri genitori.
Tweak tipico: attivare permetti di aggiungere opzioni in modo che altri genitori possano suggerire date che gli vanno — metà del valore sta nell’andare e venire, non solo nella risposta finale.
4. Allenamento / partita di club sportivo
81 sondaggi erano pianificazioni di tennis, golf, calcio, pallavolo o sport di club. Spesso ricorrenti — stesso gruppo, settimane diverse. La funzione copia sondaggio di Whocan si usa molto qui: clonare il sondaggio della settimana scorsa, cambiare le date, mandare.
Tweak tipico: attivare max. partecipanti per slot se il luogo ha una capienza («max. 8 per il campo indoor»). Combinare con mostra partecipanti in modo che i giocatori vedano chi è già dentro.
5. Prove di coro / banda / orchestra
66 sondaggi all’anno per prove di musica da camera, prove di coro, sessioni di banda scolastica, orchestra amatoriale. La caratteristica distintiva: le prove di solito hanno bisogno di tutti, non di una maggioranza — l’host quindi cerca lo slot con zero risposte «no», non quello con più «sì».
Tweak tipico: lasciare forse attivo ma usare il campo commento a fondo — «posso venire ma devo andare via alle 20» è proprio la sfumatura che conta per le prove.
6. Viaggio di gruppo / weekend / weekend sci
206 sondaggi erano pianificazioni di viaggi — case estive, weekend sci, Eurotrip, vacanze famiglia, weekend trekking. Questi sondaggi spesso girano settimane o mesi prima e hanno range di date più ampi (weekend interi come uno slot, o anche blocchi di una settimana).
Tweak tipico: attivare eventi tutto il giorno (senza componente orario) e eventi multi-giorno (venerdì a domenica come uno slot). Aggiungere descrizione lunga con la logistica («divideremo la casa fra 6, arrivo da venerdì sera»).
7. Cena / brunch / aperitivo fra amici
147 sondaggi erano pianificazioni fra amici — cene di gruppo, brunch, drink mensili, aperitivi. Gruppi più piccoli (spesso la mediana: 3 votanti), tempo più rapido, meno formale.
Tweak tipico: disattivare mostra partecipanti se vuoi risposte senza pressione di gruppo, o lasciare attivo per l’effetto «Sara è dentro, ci sono anch’io». Usare il tema calendar di default o passare a uno sfondo personalizzato con una foto dell’ultima volta.
8. Gruppo di studio / ripetizioni / corso di lingua
133 sondaggi per gruppi di studio, sessioni di ripetizione, pianificazione di corsi di lingua, scelta di data di workshop. Comuni nella formazione per adulti («Ripasso per l’esame di italiano») e in gruppi di studio informali.
Tweak tipico: attivare rispondi entro in modo che il tutor sappia quando impegnarsi, e descrizione per opzione in modo che ogni slot possa portare il tema («Slot 1: ripasso grammatica», «Slot 2: orale»).
9. Servizio fotografico / ritratto
32 sondaggi erano fotografi che prenotavano slot con clienti — ritratti di famiglia, foto organigramma per aziende, ritratti individuali in batch. I votanti qui sono clienti che scelgono fra slot professionali.
Tweak tipico: attivare max. partecipanti per slot = 1 (un cliente per slot) e chiedi il telefono in modo che il fotografo possa confermare. La tabella dei risultati diventa un foglio di prenotazione.
10. Round di colloqui / pianificazione candidati
32 sondaggi all’anno erano pianificazioni di colloqui di gruppo — aziende che mandano una lista di slot candidati a candidati, o università che organizzano colloqui di gruppo in batch. L’host di solito non cerca un consenso qui — vuole che ogni candidato individuale scelga il suo slot.
Tweak tipico: attivare max. partecipanti per slot per imporre un colloquio per slot, chiedi l’email, e disattivare mostra partecipanti in modo che i candidati non si vedano fra loro.
11. Rota volontari / pianificazione turni
19 sondaggi all’anno erano pianificazioni di volontari — rotazioni di associazioni, turni di giornata evento, rotazioni di montaggio/smontaggio di club. Cluster più piccolo ma il pattern è distintivo: serve tutti gli slot coperti, non solo uno slot vincitore.
Tweak tipico: attivare max. partecipanti per slot (per esempio «2 persone per turno di montaggio»), permetti notifiche partecipanti in modo che i volontari ricevano promemoria, e usare descrizione per opzione per esplicitare cosa comporta ogni turno.
12. Riunione familiare / raduno multi-nucleo
84 sondaggi all’anno erano pianificazioni familiari fra più nuclei — foto fra fratelli, visite ai nonni, weekend di famiglia, ritrovi fra cugini. La sfida: tipicamente 4-8 nuclei con i propri vincoli (vacanze scolastiche dei bambini, orari di lavoro, tempo di viaggio).
Tweak tipico: attivare eventi multi-giorno in modo che un weekend conti come uno slot, descrizione lunga per la logistica, e usare a fondo la risposta forse — la pianificazione familiare vive o muore di flessibilità.
Come si confronta un sondaggio di pianificazione
Due cugini stretti compaiono nelle ricerche accanto al sondaggio di pianificazione:
- Sondaggio Doodle — il modello separato di Whocan per lo stesso lavoro di ricerca dell’orario, presentato in layout a matrice (righe di date, colonne di votanti). Sceglilo se il tuo gruppo preferisce il visual Doodle o vuole mischiare righe di date con righe di testo libero nello stesso sondaggio. La sua landing fa anche da pitch «alternativa gratuita a Doodle» di Whocan.
- Alternativa a When2Meet — lo stesso sondaggio di pianificazione, presentato come sostituto gratuito di when2meet.com. Sceglilo se arrivi da when2meet e vuoi uno strumento comparabile con extra come commenti, scadenze e export calendario.
Per situazioni che non si adattano per nulla — un evento singolo con una data e RSVP, una lista compiti, una cena condivisa — la guida madre ai nove modelli mappa ogni situazione al modello giusto.
Cosa costa (niente)
Ogni impostazione sopra è nel piano gratuito. Non c’è piano a pagamento, non c’è tariffa per sondaggio, non c’è limite per votante. Whocan vive di pubblicità leggera sulle landing (non dentro il sondaggio stesso) e di passaparola. Oltre 57.000 sondaggi sono girati sul motore negli ultimi 12 mesi senza che nessuno pagasse — il sondaggio di pianificazione da solo rappresenta circa un sesto del totale.
Provalo tu
Il modo più veloce per imparare cosa un sondaggio di pianificazione può fare è crearne uno:
Crea il tuo sondaggio di pianificazione →
Nessuna registrazione, nessuna email richiesta, nessuna carta. Se vuoi tornare al tuo sondaggio più tardi da un altro dispositivo, puoi salvare il link di accesso che l’app ti dà — tutto qui.
Prossimo nella serie: Invito — il modello più usato di Whocan, quello che gestisce gli RSVP per compleanni, matrimoni, baby shower ed eventi una tantum.