Guía de la encuesta de planificación: cómo funciona, cada ajuste, 12 casos reales
Este es el primero de una serie de deep-dives sobre las nueve plantillas de encuesta de Whocan. Cada artículo cubre una plantilla de principio a fin — qué hace, cada ajuste disponible, qué ven los participantes y las situaciones reales en las que la gente la usa.
Empezamos con la encuesta de planificación — la segunda plantilla más usada de Whocan (9.604 encuestas en los últimos 12 meses) y lo más cercano a una herramienta de uso diario que tiene el producto. Si alguna vez has mandado cinco correos para encontrar la hora de una reunión y acabaste rindiéndote, esta es la plantilla que sustituye esos correos.
¿Qué es una plantilla de encuesta?
Una plantilla de encuesta en Whocan es una combinación pre-configurada de formatos de respuesta, ajustes por defecto y tema visual que encaja con una situación concreta. Las nueve plantillas corren sobre el mismo motor subyacente — solo exponen partes diferentes. Eliges la plantilla que encaja con tu problema, escribes un título, compartes el enlace. El motor hace el resto. Para la visión más amplia, mira la guía padre de las nueve plantillas. Si las tres palabras plantilla, encuesta de ejemplo y tema suenan parecidas, el post glosario las separa.
Qué hace una encuesta de planificación
Una encuesta de planificación hace una pregunta: «de estas fechas y horas candidatas, ¿cuáles te sirven?»
Tú — el anfitrión — propones varios huecos horarios. Compartes un enlace. Cada participante hace clic en los huecos que le sirven, opcionalmente añade una respuesta «quizás» y, si quiere, deja un comentario. Ves en tiempo real quién ha respondido, qué ha elegido y qué hueco tiene el mayor consenso.
Es la respuesta digital al hilo de correos «¿Y el martes a las 15h? — A mí no me va, ¿y el miércoles? — Tengo otra reunión, ¿y el jueves por la mañana?…» — solo que en vez de ir y volver, pones todos los huecos candidatos a la vez y dejas que el grupo converja.
Empezar una encuesta de planificación →
Verlo en vivo
Abajo hay una encuesta de planificación Whocan real e interactiva embebida en esta página. Haz clic en un hueco para ver cómo se siente votar. Nada de lo que hagas aquí afecta a tus propias encuestas — es un ejemplo público con el que cualquiera puede interactuar.
Cada funcionalidad, en orden
Esta sección es la especificación completa — ajustes activos por defecto, ajustes que activas con un clic, y lo que los participantes ven realmente.
Qué hacen los participantes
Un participante de una encuesta de planificación ve una lista de huecos candidatos fecha/hora. Por cada hueco puede:
- Hacer clic en «sí» — puede en ese hueco.
- Hacer clic en «quizás» — puede hacerlo si hace falta. El anfitrión lo ve como una señal separada y más débil. Activado por defecto en las encuestas de planificación (
mayBe: true). - Dejarlo vacío — no puede en ese hueco.
- Sugerir una fecha nueva — si «permitir añadir opciones» está activado, cualquier participante puede añadir un nuevo hueco candidato a la lista.
- Dejar un comentario privado — visible solo para el anfitrión (por ejemplo, «solo a partir de las 17h»).
Los participantes no necesitan cuenta. Reciben el enlace de la encuesta, hacen clic, listo. El anfitrión ve todas las respuestas actualizarse en tiempo real.
Ajustes activos por defecto
| Ajuste | Qué hace |
|---|---|
Tema: calendar | Un estilo visual neutro y centrado en el tiempo. El anfitrión puede cambiar a cualquier otro tema genérico o subir su propia imagen de fondo. |
| Mostrar participantes | Cada votante ve quién más ha respondido y qué ha elegido. Desactívalo para una encuesta anónima. |
| Quizás / Si es necesario | Respuesta de tres vías sí / no / quizás por hueco. Desactivado en la mayoría de las otras plantillas; activado aquí porque la planificación es justo el caso donde «quizás» importa. |
| Comentarios privados | Cada votante puede añadir un comentario visible solo para el anfitrión — útil para restricciones blandas como «solo a partir de las 17h». |
| Máx. de participantes por hueco | El anfitrión puede limitar cada hueco, útil para «la mesa cabe seis». |
| Descripción por opción | Cada hueco puede llevar su propia descripción («en la oficina», «solo videollamada»). |
| Permitir añadir opciones | Los votantes pueden proponer ellos mismos nuevos huecos candidatos. |
Ajustes que puedes activar (avanzados)
| Ajuste | Qué hace |
|---|---|
| Descripción larga | Un texto más largo bajo el título — útil cuando la reunión necesita contexto. |
| Responder hasta | Una fecha límite tras la cual se cierra el voto. La encuesta sigue visible pero bloqueada. |
| Ubicación | Un campo de lugar que se escribe en el export de calendario. |
| Zona horaria | Zonas IANA completas (por ejemplo, Europe/Madrid). Los votantes en otras zonas ven una pista «este evento está a X horas de tu hora». |
| Layout del formulario | Cambia el formulario de votación entre lista y matriz (tabla estilo Doodle) y vuelta. |
| Selector de tema | Temas genéricos (no-theme, human-hands, duties, calendar) más personalización completa: sube tu propia imagen de fondo, elige fuente, paleta de colores, dimensionado separado desktop/móvil. |
| Recibir notificaciones | El anfitrión recibe un correo por cada nuevo RSVP. |
| Permitir notificaciones de participantes | Los votantes pueden suscribirse a updates («hemos elegido jueves a las 14h»). |
| Pedir email / teléfono | Exigir datos de contacto a los votantes. |
| Copiar encuesta | Duplicar una encuesta ya lanzada — útil para cadencias de reuniones recurrentes. |
| Exportación CSV | Exportar la tabla completa de resultados una vez cerrado el voto. |
| Exportación iCal / ICS | Una vez elegido el hueco ganador, cada votante puede añadir el evento a Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. |
Editar huecos después de crearlos
Dos herramientas del lado del anfitrión que ahorran mucho tiempo en cuanto tienes más que un puñado de huecos.
Repetir un hueco como serie. En cualquier hueco de fecha, elige Repetir en el menú del hueco — el diálogo pide un patrón (diario, solo días laborables, semanal, cada dos semanas o mensual) y una fecha final, y genera el resto de la serie por ti (hasta 52 ocurrencias de una vez). Útil para standups semanales, entrenamientos, ciclos de ensayos o cualquier reunión recurrente donde de otro modo escribirías la misma hora quince veces.
Editar varios huecos a la vez. Selecciona varios huecos con las casillas de fila (o Seleccionar todo) y abre el diálogo multi-edición. Por cada atributo — fecha, hora, etiqueta, descripción, límite de participantes — hay una casilla opt-in: marca lo que quieres cambiar, deja el resto en paz, guarda una vez. Mover todos los huecos una semana, poner un límite de 8 participantes en cada hueco o añadir la misma descripción a todo un lote se convierten en operaciones de un solo guardado.
Las dos juntas son la razón por la que los anfitriones que gestionan encuestas recurrentes (clubes deportivos, escuelas de idiomas, juntas directivas) suelen preferir Whocan a herramientas que te obligan a crear una encuesta nueva cada vez.
Gestionar la tabla de resultados
Cuando empiezan a llegar los votos, la tabla de resultados es más que una lista pasiva — es donde el anfitrión realmente gestiona la encuesta. Tres herramientas solo para el anfitrión están en la tabla.
Editar cualquier voto en el sitio. Haz clic en el icono de lápiz de cualquier fila y toda la fila se vuelve editable — nombre, cada respuesta de hueco, comentarios, email y teléfono (si esos campos están activos), y los contadores multi-persona. Útil cuando un votante escribe diciendo «en realidad el martes no puedo» o cuando alguien ha puesto un nombre equivocado y lo corriges en vez de pedirle que vote otra vez.
Etiquetar votos con un flag. Cada fila tiene una columna Tag de texto libre visible solo para ti (la columna está oculta para los votantes). Úsala para marcar VIPs, «confirmado por teléfono», requisitos dietéticos, asignaciones de mesa, estado de pago — lo que necesites trackear junto a las respuestas reales. Ordena la tabla por la columna Tag para agrupar.
Añadir un voto en nombre de alguien. Debajo de la tabla hay un botón Añadir voto — inserta una fila nueva en modo edición y te deja rellenar la respuesta tú mismo. El voto se marca internamente como «añadido en nombre de» pero cuenta para los totales exactamente como un voto auto-enviado. Este es el workflow para «la tía Erika respondió por WhatsApp», «dos personas en la oficina me lo dijeron en el almuerzo» o «la canguro llamó y confirmó su hueco».
Las tres juntas convierten la tabla de resultados en una superficie de trabajo, no en un dashboard — la mayoría de los anfitriones pasan más tiempo aquí que en la página de creación una vez que la encuesta está en marcha.
El formato de respuesta bajo el capó
La encuesta de planificación expone un solo Option Type: date (una fecha con casilla y respuesta «quizás» opcional). Es a propósito — la plantilla es monomórfica intencionadamente. Si necesitas un layout en matriz (filas de fechas, columnas de votantes) o mezclar filas de fecha con filas de texto libre en la misma encuesta, la Encuesta Doodle es la plantilla adecuada. Para cualquier cosa más compleja — sliders, desplegables, formatos de respuesta mixtos — cambia a Advanced.
Temas
El thematización visual en la encuesta de planificación usa el sistema de temas genéricos de Whocan. El selector expone 32 temas predefinidos — uno es específico de planificación, el resto son generalistas para adaptar el look a lo que estés planificando — más la subida completa de imagen personalizada.
Por defecto: calendar. Un look neutro y centrado en el tiempo con acentos de calendario. Pre-configurado para la encuesta de planificación — eligelo si quieres que la encuesta parezca una herramienta, no una página de evento.
La opción mínima: no-theme. Sin imagen de fondo, sin decoración. Útil para planificación interna de equipo donde el estilo solo sería ruido.
Trae el tuyo: fondo personalizado. Sube tu propia imagen y la cabecera de la encuesta la lleva en vez de un preset. Alrededor del 4% de las encuestas de planificación de los últimos 12 meses usan un fondo personalizado — normalmente eventos comunitarios, encuestas de grupos de padres, o cualquier cosa donde el anfitrión quiere que la página se sienta como su evento. También puedes elegir fuente, paleta de colores, estilo de sombra y dimensionado separado desktop/móvil.
Todos los temas predefinidos disponibles para la encuesta de planificación, agrupados por temática:
- Centrado en planificación:
calendar(por defecto) - Neutro / mínimo:
no-theme - Comida y mesa:
table-setting-festive-dinner,grilled-vegetable,pizza,sushi,spaghetti,order-food - Deporte y actividad:
football-on-grass,american-football,yoga-mat,board-game,concert,movie - Viaje y lifestyle:
car-drivers,street,reolocation - Familia y niños:
kids,baby-feet-small - Celebraciones y eventos:
wedding-seats,gift,sparkler,valentine-hearts,people-register - Estacional y festividades:
halloween,christmas,thanksgiving,friendsgiving,easter-eggs,4th-of-july - Trabajo y comunidad:
feedback-from-colleague,volunteer-work
Los temas reservados a otros tipos de encuesta (human-hands para la encuesta de opinión, potluck para Potluck, duties para la lista de tareas, registration-form para el registro a evento) no están en el selector de la encuesta de planificación. Si quieres alguno — o cualquier ajuste de Whocan — cambia la encuesta a modo Advanced y la biblioteca completa se desbloquea sin perder los votos ya recogidos.
Doce casos de uso reales
No son ejemplos inventados. Son clústeres destilados de las 9.604 encuestas de planificación reales que corrieron en Whocan en los últimos 12 meses — anonimizadas por intención. Para cada uno he anotado el ajuste que normalmente cambiarías respecto al default.
1. Reunión de equipo / standup
De lejos el clúster más grande — más de 1.000 encuestas en los últimos 12 meses tenían «meeting» o un equivalente localizado («Riunione», «Réunion», «Sitzung», «Reunião») en el título. Syncs de proyecto, alineamientos semanales, retros de fin de trimestre, sprint planning. El anfitrión propone 3–5 huecos candidatos, el equipo elige el que funciona.
Ajuste típico: activar zona horaria para equipos distribuidos, y recibir notificaciones para ver el momento en que tu último votante ha respondido.
2. Consejo / comité
135 encuestas en los últimos 12 meses fueron reuniones de consejo, fundación, comité o gobernanza. El contexto es más formal — 8 a 12 personas, preaviso más largo, requisitos específicos de quórum.
Ajuste típico: activar responder hasta (una fecha límite), descripción larga (la agenda) y ubicación. Usa mostrar participantes para que los miembros vean quién ha confirmado.
3. Grupo de padres / evento escolar
70 encuestas al año para reuniones padres-profesores, juntas del consejo de padres, elección de huecos de voluntariado en clase, fiestas de fin de curso. El anfitrión suele ser un representante de padres coordinando a 15–30 otros padres.
Ajuste típico: activar permitir añadir opciones para que otros padres puedan sugerir fechas que les van — la mitad del valor está en el ida y vuelta, no solo en la respuesta final.
4. Entrenamiento / partido de club deportivo
81 encuestas fueron planificación de tenis, golf, fútbol, voley o deportes de club. Frecuentemente recurrentes — mismo grupo, semanas distintas. La función copiar encuesta de Whocan se usa mucho aquí: clonar la encuesta de la semana pasada, cambiar las fechas, enviar.
Ajuste típico: activar máx. de participantes por hueco si la sala tiene capacidad («máx. 8 para la pista indoor»). Combinar con mostrar participantes para que los jugadores vean quién ya está apuntado.
5. Ensayos de coro / banda / orquesta
66 encuestas al año para ensayos de música de cámara, ensayos de coro, sesiones de banda escolar, orquesta amateur. La característica definitoria: los ensayos suelen necesitar a todos, no a una mayoría — el anfitrión busca el hueco con cero respuestas «no», no el de más «sí».
Ajuste típico: dejar quizás activado pero usar el campo de comentario a fondo — «puedo ir pero tengo que irme a las 20h» es justo el matiz que importa en ensayos.
6. Viaje de grupo / fin de semana / fin de semana de esquí
206 encuestas fueron planificación de viajes — cabañas de verano, fines de semana de esquí, Eurotrips, vacaciones familiares, fines de semana de senderismo. Estas encuestas suelen correr con semanas o meses de antelación y tienen rangos de fechas más amplios (fines de semana enteros como un solo hueco, o incluso bloques semanales).
Ajuste típico: activar eventos de día completo (sin componente horaria) y eventos multi-día (viernes a domingo como un hueco). Añadir descripción larga con la logística («compartimos cabaña entre 6, llegada viernes noche»).
7. Cena / brunch / aperitivo entre amigos
147 encuestas fueron planificación entre amigos — cenas de grupo, brunches, copas mensuales, aperitivos. Grupos más pequeños (a menudo la mediana: 3 votantes), tempo más rápido, menos formal.
Ajuste típico: desactivar mostrar participantes si quieres respuestas sin presión de grupo, o dejarlo activado para el efecto «Sara ya está, me apunto». Usa el tema calendar por defecto o cambia a un fondo personalizado con una foto de la última vez.
8. Grupo de estudio / clases / curso de idiomas
133 encuestas para grupos de estudio, clases de refuerzo, planificación de cursos de idiomas, elección de fecha de taller. Comunes en formación de adultos («Ripasso per l’esame di italiano») y en grupos de estudio informales.
Ajuste típico: activar responder hasta para que el tutor sepa cuándo comprometerse, y descripción por opción para que cada hueco lleve el tema («Hueco 1: repaso de gramática», «Hueco 2: oral»).
9. Sesión de fotos / retrato
32 encuestas fueron fotógrafos reservando huecos con clientes — retratos familiares, fotos de organigrama para empresas, retratos individuales en lotes. Los votantes aquí son clientes que eligen entre huecos profesionales.
Ajuste típico: activar máx. de participantes por hueco = 1 (un cliente por hueco) y pedir el teléfono para que el fotógrafo pueda confirmar. La tabla de resultados se convierte en una hoja de reservas.
10. Ronda de entrevistas / planificación de candidatos
32 encuestas al año fueron planificación de entrevistas grupales — empresas mandando una lista de huecos candidatos a candidatos, o universidades organizando entrevistas grupales en lote. El anfitrión normalmente no busca consenso aquí — quiere que cada candidato individual elija su hueco.
Ajuste típico: activar máx. de participantes por hueco para imponer un entrevistador por hueco, pedir el email y desactivar mostrar participantes para que los candidatos no se vean entre sí.
11. Rota de voluntarios / planificación de turnos
19 encuestas al año fueron planificación de voluntarios — rotaciones de asociaciones, turnos de día de evento, rotaciones de montaje/desmontaje de club. Clúster más pequeño pero el patrón es distintivo: necesitas todos los huecos cubiertos, no solo un hueco ganador.
Ajuste típico: activar máx. de participantes por hueco (por ejemplo «2 personas por turno de montaje»), permitir notificaciones de participantes para que los voluntarios reciban recordatorios, y usar descripción por opción para detallar lo que implica cada turno.
12. Reunión familiar / encuentro multi-hogar
84 encuestas al año fueron planificación familiar entre varios hogares — fotos de hermanos, visitas a los abuelos, fines de semana en familia, reuniones de primos. El reto: típicamente 4–8 hogares con sus propias restricciones (vacaciones escolares de los niños, horarios de trabajo, tiempo de viaje).
Ajuste típico: activar eventos multi-día para que un fin de semana cuente como un hueco, descripción larga para la logística, y usar a fondo la respuesta quizás — la planificación familiar vive o muere de la flexibilidad.
Cómo se compara una encuesta de planificación
Dos primas cercanas aparecen en búsquedas junto a la encuesta de planificación:
- Encuesta Doodle — la plantilla separada de Whocan para el mismo trabajo de encontrar horario, presentada en layout de matriz (filas de fechas, columnas de votantes). Eligela si tu grupo prefiere el visual Doodle o quiere mezclar filas de fechas con filas de texto libre en la misma encuesta. Su landing también hace de pitch «alternativa gratis a Doodle» de Whocan.
- Alternativa a When2Meet — la misma encuesta de planificación, presentada como un reemplazo gratuito de when2meet.com. Eligela si vienes de when2meet y quieres una herramienta comparable con extras como comentarios, fechas límite y export de calendario.
Para situaciones que no encajan nada — un evento único con una fecha y RSVPs, una lista de tareas, una comida compartida — la guía padre de las nueve plantillas mapea cada situación a la plantilla correcta.
Lo que cuesta (nada)
Cada ajuste de arriba está en el plan gratuito. No hay plan de pago, no hay tarifa por encuesta, no hay límite por votante. Whocan funciona con publicidad ligera en las landings (no dentro de la propia encuesta) y con el boca a boca. Más de 57.000 encuestas corrieron en el motor en los últimos 12 meses sin que nadie pagara — la encuesta de planificación por sí sola representa cerca de un sexto del total.
Pruébalo tú mismo
La forma más rápida de aprender qué puede hacer una encuesta de planificación es crear una:
Crea tu encuesta de planificación →
Sin registro, sin email obligatorio, sin tarjeta. Si quieres volver a tu encuesta más tarde desde otro dispositivo, puedes guardar el enlace de acceso que la app te da — eso es todo.
Siguiente en la serie: Invitación — la plantilla más usada de Whocan, la que gestiona los RSVPs para cumpleaños, bodas, baby showers y eventos puntuales.