Guide du sondage de planification : fonctionnement, chaque réglage, 12 cas d'usage réels
C’est le premier d’une série de deep-dives sur les neuf modèles de sondage de Whocan. Chaque article traite un modèle de bout en bout — ce qu’il fait, chaque réglage disponible, ce que voient les votants, et les situations réelles dans lesquelles on l’utilise.
On commence par le sondage de planification — le deuxième modèle le plus utilisé de Whocan (9 604 sondages sur les douze derniers mois) et ce qui se rapproche le plus d’un outil du quotidien dans le produit. Si vous avez déjà envoyé cinq e-mails pour trouver l’heure d’une réunion et fini par abandonner, c’est le modèle qui remplace ces e-mails.
Qu’est-ce qu’un modèle de sondage ?
Un modèle de sondage sur Whocan est une combinaison pré-configurée de formats de réponse, réglages par défaut et thème visuel adaptée à une situation précise. Les neuf modèles tournent sur le même moteur sous-jacent — ils en exposent seulement des parties différentes. Vous choisissez le modèle qui colle à votre problème, vous tapez un titre, vous partagez le lien. Le moteur fait le reste. Pour le tour d’horizon plus large, voyez le guide parent des neuf modèles. Si les trois mots modèle, sondage d’exemple et thème sonnent semblables, l’article glossaire les démêle.
Ce que fait un sondage de planification
Un sondage de planification pose une seule question : « parmi ces dates et horaires candidats, lesquels vous conviennent ? »
Vous — l’hôte — proposez plusieurs créneaux horaires. Vous partagez un lien. Chaque participant clique sur les créneaux qui lui conviennent, ajoute éventuellement une réponse « peut-être » et, en option, laisse un commentaire. Vous voyez en temps réel qui a répondu, ce qu’ils ont choisi et quel créneau fait la plus large unanimité.
C’est la réponse numérique à la chaîne d’e-mails « Mardi 15h ça vous va ? — Non, et mercredi ? — Conflit, et jeudi matin ?… » — sauf qu’au lieu de faire des aller-retours, vous posez tous les créneaux candidats d’un coup et laissez le groupe converger.
Démarrer un sondage de planification →
Le voir en direct
Ci-dessous, un vrai sondage de planification Whocan interactif intégré à cette page. Cliquez sur un créneau pour voir comment se passe le vote. Rien de ce que vous faites ici n’affecte vos propres sondages — c’est un exemple public avec lequel n’importe qui peut interagir.
Chaque fonctionnalité, dans l’ordre
Cette section est le cahier des charges complet — réglages actifs par défaut, réglages que vous activez en un clic, et ce que les votants voient réellement.
Ce que font les votants
Un votant d’un sondage de planification voit une liste de créneaux candidats date/heure. Pour chaque créneau, il peut :
- Cliquer sur « oui » — il peut sur ce créneau.
- Cliquer sur « peut-être » — il peut faire en sorte que ça marche si nécessaire. L’hôte voit cela comme un signal séparé et plus faible. Activé par défaut sur les sondages de planification (
mayBe: true). - Laisser vide — il ne peut pas sur ce créneau.
- Proposer une nouvelle date — si « autoriser à ajouter des options » est activé, n’importe quel votant peut ajouter un nouveau créneau candidat à la liste.
- Laisser un commentaire privé — visible seulement par l’hôte (par ex. « seulement après 17h »).
Les votants n’ont pas besoin de compte. Ils reçoivent le lien du sondage, cliquent, c’est fait. L’hôte voit toutes les réponses se mettre à jour en temps réel.
Réglages activés par défaut
| Réglage | Ce qu’il fait |
|---|---|
Thème : calendar | Un style visuel neutre, centré sur le temps. Les hôtes peuvent basculer sur n’importe quel autre thème générique ou téléverser leur propre image de fond. |
| Afficher les participants | Chaque votant voit qui d’autre a répondu et ce qu’il a choisi. À désactiver pour un sondage anonyme. |
| Peut-être / Si nécessaire | Réponse à trois voies oui / non / peut-être par créneau. Désactivé dans la plupart des autres modèles ; activé ici parce que la planification est précisément le cas où « peut-être » compte. |
| Commentaires privés | Chaque votant peut attacher un commentaire visible uniquement par l’hôte — utile pour les contraintes souples comme « seulement après 17h ». |
| Max. de participants par créneau | L’hôte peut plafonner chaque créneau, utile pour « la table de dîner accueille six personnes ». |
| Description par option | Chaque créneau peut porter sa propre description (« sur place au bureau », « visio uniquement »). |
| Autoriser à ajouter des options | Les votants peuvent eux-mêmes proposer de nouveaux créneaux candidats. |
Réglages que vous pouvez activer (avancés)
| Réglage | Ce qu’il fait |
|---|---|
| Description longue | Un texte plus long sous le titre — utile quand la réunion a besoin de contexte. |
| Répondre jusqu’à | Une date limite après laquelle le vote ferme. Le sondage reste visible mais verrouillé. |
| Lieu | Un champ de lieu qui est écrit dans l’export calendrier. |
| Fuseau horaire | Fuseaux IANA complets (par ex. Europe/Paris). Les votants dans d’autres fuseaux voient un indice « cet événement est à X heures de votre heure ». |
| Mise en page du formulaire | Bascule le formulaire de vote entre liste et matrice (tableau style Doodle), et inversement. |
| Sélecteur de thème | Thèmes génériques (no-theme, human-hands, duties, calendar) plus personnalisation totale : téléverser votre propre image de fond, choisir la police, la palette de couleurs, dimensions séparées desktop/mobile. |
| Recevoir des notifications | L’hôte reçoit un e-mail à chaque nouveau RSVP. |
| Autoriser les notifications participants | Les votants peuvent s’abonner aux mises à jour (« nous avons choisi jeudi 14h »). |
| Demander e-mail / téléphone | Exiger les coordonnées des votants. |
| Copier le sondage | Dupliquer un sondage déjà lancé — utile pour des cadences de réunions récurrentes. |
| Export CSV | Exporter le tableau complet des résultats une fois le vote clos. |
| Export iCal / ICS | Une fois le créneau gagnant choisi, chaque votant peut ajouter l’événement à Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar. |
Modifier les créneaux après les avoir créés
Deux outils côté hôte qui font gagner discrètement beaucoup de temps dès qu’on a plus d’une poignée de créneaux.
Répéter un créneau en série. Sur n’importe quel créneau de date, choisissez Répéter dans le menu du créneau — la boîte de dialogue demande un motif (quotidien, jours ouvrés uniquement, hebdomadaire, toutes les deux semaines, ou mensuel) et une date de fin, puis génère le reste de la série pour vous (jusqu’à 52 occurrences d’un coup). Pratique pour les standups hebdomadaires, les entraînements, les cycles de répétition ou toute réunion récurrente où vous taperiez sinon la même heure quinze fois.
Modifier plusieurs créneaux à la fois. Sélectionnez plusieurs créneaux via les cases à cocher des lignes (ou Tout sélectionner) et ouvrez la boîte de dialogue multi-édition. Pour chaque attribut — date, heure, libellé, description, limite de participants — il y a une case à cocher opt-in : cochez ce que vous voulez changer, laissez le reste tranquille, enregistrez une fois. Décaler tous les créneaux d’une semaine, plafonner chaque créneau à 8 participants ou ajouter la même description à un lot entier deviennent des opérations en une seule sauvegarde.
Ces deux fonctions ensemble sont la raison pour laquelle les hôtes qui gèrent des sondages récurrents (clubs de sport, écoles de langue, conseils d’administration) choisissent souvent Whocan plutôt que des outils qui forcent à recréer un sondage à chaque fois.
Gérer le tableau des résultats
Une fois que les votes arrivent, le tableau des résultats est plus qu’une liste passive — c’est là que l’hôte gère réellement le sondage. Trois outils réservés à l’hôte sont dans le tableau.
Éditer n’importe quel vote sur place. Cliquez sur l’icône crayon d’une ligne et toute la ligne devient éditable — nom, chaque réponse de créneau, commentaires, e-mail et téléphone (si ces champs sont actifs), et les compteurs multi-personnes. Utile quand un votant rappelle pour dire « finalement pas mardi » ou quand quelqu’un a tapé un mauvais nom et que vous le corrigez au lieu de lui demander de revoter.
Étiqueter les votes avec un flag. Chaque ligne a une colonne Tag en texte libre visible seulement par vous (la colonne est cachée aux votants). Utilisez-la pour marquer les VIP, « confirmé par téléphone », régimes alimentaires, attributions de table, statut de paiement — tout ce que vous voulez suivre en parallèle des vraies réponses. Triez le tableau par la colonne Tag pour regrouper.
Ajouter un vote au nom de quelqu’un. Sous le tableau, il y a un bouton Ajouter un vote — il insère une nouvelle ligne en mode édition et vous laisse remplir la réponse vous-même. Le vote est marqué en interne comme « ajouté au nom de » mais compte dans les totaux exactement comme un vote auto-soumis. C’est le workflow pour « Tante Erika a répondu sur WhatsApp », « deux personnes au bureau m’ont dit au déjeuner » ou « la babysitter a appelé et confirmé son créneau ».
Ces trois ensemble transforment le tableau des résultats en surface de travail, pas un simple tableau de bord — la plupart des hôtes y passent plus de temps que sur la page de création une fois le sondage lancé.
Le format de réponse sous le capot
Le sondage de planification n’expose qu’un seul Option Type : date (une date avec case à cocher et réponse « peut-être » optionnelle). C’est volontaire — le modèle est monomorphique à dessein. Si vous avez besoin d’une mise en page en matrice (lignes de dates, colonnes de votants) ou voulez mélanger lignes de dates et lignes de texte libre dans le même sondage, le sondage Doodle est le bon modèle. Pour tout ce qui est plus complexe — curseurs, listes déroulantes, formats de réponse mixtes — basculez en Advanced.
Thèmes
Le thèmage visuel sur le sondage de planification utilise le système de thèmes génériques de Whocan. Le sélecteur expose 32 thèmes prédéfinis — un est spécifique à la planification, le reste est généraliste pour adapter le look à ce que vous planifiez — plus le téléversement complet d’image personnalisée.
Le défaut : calendar. Un look neutre, centré sur le temps, avec des accents façon calendrier. Pré-configuré pour le sondage de planification — choisissez-le si vous voulez que le sondage ressemble à un outil, pas à une page d’événement.
Le choix minimaliste : no-theme. Pas d’image de fond, pas de décoration. Utile pour la planification interne d’équipe où le style ne ferait que du bruit.
Apportez le vôtre : fond personnalisé. Téléversez votre propre image et l’en-tête du sondage la porte au lieu d’un préréglage. Environ 4% des sondages de planification des douze derniers mois utilisent un fond personnalisé — généralement des événements communautaires, des sondages de groupes de parents, ou tout ce où l’hôte veut que la page ressemble à son événement. Vous pouvez aussi choisir la police, la palette de couleurs, le style d’ombre et un dimensionnement séparé desktop/mobile.
Tous les thèmes prédéfinis disponibles pour le sondage de planification, groupés par thématique :
- Planification :
calendar(défaut) - Neutre / minimal :
no-theme - Nourriture et table :
table-setting-festive-dinner,grilled-vegetable,pizza,sushi,spaghetti,order-food - Sport et activité :
football-on-grass,american-football,yoga-mat,board-game,concert,movie - Voyage et lifestyle :
car-drivers,street,reolocation - Famille et enfants :
kids,baby-feet-small - Fêtes et événements :
wedding-seats,gift,sparkler,valentine-hearts,people-register - Saisonnier et fériés :
halloween,christmas,thanksgiving,friendsgiving,easter-eggs,4th-of-july - Travail et communauté :
feedback-from-colleague,volunteer-work
Les thèmes réservés à d’autres types de sondages (human-hands pour le sondage d’opinion, potluck pour le repas partagé, duties pour la liste de tâches, registration-form pour l’inscription à un événement) ne sont pas dans le sélecteur du sondage de planification. Si vous en voulez un — ou n’importe quel réglage Whocan — basculez le sondage en mode Advanced, et la bibliothèque complète se déverrouille sans perdre les votes déjà collectés.
Douze cas d’usage réels
Ce ne sont pas des exemples inventés. Ce sont des clusters distillés des 9 604 sondages de planification réels qui ont tourné sur Whocan ces douze derniers mois — anonymisés par intention. Pour chacun, j’ai noté le réglage que vous ajusteriez typiquement par rapport au défaut.
1. Réunion d’équipe / standup
De loin le plus grand cluster — plus de 1 000 sondages au cours des douze derniers mois avaient « meeting » ou un équivalent localisé (« Riunione », « Réunion », « Sitzung », « Reunião ») dans le titre. Syncs projet, alignements hebdomadaires, rétros de fin de trimestre, sprint planning. L’hôte propose 3–5 créneaux candidats, l’équipe choisit celui qui marche.
Ajustement typique : activer fuseau horaire pour les équipes distribuées, et recevoir des notifications pour voir l’instant où votre dernier votant a répondu.
2. Conseil / comité
135 sondages au cours des douze derniers mois étaient des réunions de conseil d’administration, de fondation, de comité ou de gouvernance. Le contexte est plus formel — 8 à 12 personnes, préavis plus long, exigences de quorum spécifiques.
Ajustement typique : activer répondre jusqu’à (une échéance ferme), description longue (l’ordre du jour) et lieu. Utiliser afficher les participants pour que les membres voient qui a confirmé.
3. Groupe de parents / événement scolaire
70 sondages par an pour les soirées parents-profs, les réunions du conseil de parents, le choix de créneaux de volontariat en classe, les fêtes de fin d’année scolaire. L’hôte est généralement un représentant de parents coordonnant 15–30 autres parents.
Ajustement typique : activer autoriser à ajouter des options pour que d’autres parents puissent proposer des dates — la moitié de la valeur réside dans les allers-retours, pas seulement dans la réponse finale.
4. Entraînement / match de club sportif
81 sondages concernaient la planification de tennis, golf, football, volley ou autre sport de club. Souvent récurrents — même groupe, semaines différentes. La fonction copier le sondage de Whocan est très utilisée ici : cloner le sondage de la semaine dernière, changer les dates, envoyer.
Ajustement typique : activer max. de participants par créneau si la salle a une capacité (« max. 8 pour le court indoor »). Combiner avec afficher les participants pour que les joueurs voient qui est déjà inscrit.
5. Répétitions de chorale / orchestre / fanfare
66 sondages par an pour les répétitions de musique de chambre, chorale, fanfare scolaire, orchestre amateur. La caractéristique : les répétitions ont généralement besoin de tout le monde, pas d’une majorité — l’hôte cherche donc le créneau avec zéro réponse « non », pas celui avec le plus de « oui ».
Ajustement typique : garder peut-être activé mais utiliser le champ commentaire à fond — « je peux venir mais je dois partir à 20h » est exactement la nuance qui compte pour les répétitions.
6. Voyage de groupe / week-end / week-end ski
206 sondages étaient de la planification de voyage — chalets d’été, week-ends ski, Eurotrips, vacances familiales, week-ends randonnée. Ces sondages tournent souvent des semaines ou mois en avance et ont des fourchettes de dates plus larges (week-ends entiers comme un seul créneau, voire blocs d’une semaine).
Ajustement typique : activer événements toute la journée (pas d’horaire) et événements multi-jours (vendredi à dimanche comme un créneau). Ajouter description longue avec la logistique (« on partage le chalet à 6, arrivée vendredi soir »).
7. Dîner / brunch / apéro entre amis
147 sondages étaient de la planification entre amis — dîners de groupe, brunches, apéros mensuels, soirées drinks. Groupes plus petits (souvent le médian : 3 votants), tempo plus rapide, moins formel.
Ajustement typique : désactiver afficher les participants si vous voulez des réponses sans effet de groupe, ou laisser activé pour l’effet « Sara est déjà inscrite, je viens aussi ». Utiliser le thème calendar par défaut ou basculer sur un fond personnalisé avec une photo de la dernière fois.
8. Groupe d’étude / tutorat / cours de langue
133 sondages pour groupes d’étude, séances de tutorat, planification de cours de langue, choix de date d’atelier. Courants en formation pour adultes (« Ripasso per l’esame di italiano ») et dans les groupes d’étude informels.
Ajustement typique : activer répondre jusqu’à pour que le tuteur sache quand s’engager, et description par option pour que chaque créneau porte le thème (« Créneau 1 : révision grammaire », « Créneau 2 : oral »).
9. Shooting photo / portrait
32 sondages étaient des photographes réservant des créneaux avec des clients — portraits de famille, photos d’organigramme pour des entreprises, portraits individuels en série. Les votants ici sont des clients qui choisissent parmi des créneaux pros.
Ajustement typique : activer max. de participants par créneau = 1 (un client par créneau) et demander le numéro de téléphone pour que le photographe puisse confirmer. La table de résultats devient une feuille de réservation.
10. Tour d’entretiens / planification de candidats
32 sondages par an étaient de la planification d’entretiens groupés — entreprises envoyant une liste de créneaux candidats à des candidat·es, ou universités organisant des entretiens groupés en batch. L’hôte ne cherche généralement pas un consensus ici — il veut que chaque candidat individuel choisisse son créneau.
Ajustement typique : activer max. de participants par créneau pour imposer un entretien par créneau, demander l’e-mail, et désactiver afficher les participants pour que les candidats ne se voient pas entre eux.
11. Rota de bénévoles / planning de shift
19 sondages par an étaient de la planification de bénévoles — rotations associatives, shifts de journée d’événement, plannings de montage/démontage de club. Cluster plus petit mais le pattern est distinctif : il faut que tous les créneaux soient couverts, pas seulement un créneau gagnant.
Ajustement typique : activer max. de participants par créneau (par ex. « 2 personnes par shift de montage »), autoriser les notifications participants pour que les bénévoles aient des rappels, et utiliser description par option pour préciser ce qu’implique chaque shift.
12. Réunion familiale / rassemblement multi-foyer
84 sondages par an étaient de la planification familiale entre plusieurs foyers — photos de fratrie, visites aux grands-parents, week-ends en famille, retrouvailles entre cousins. Le défi : généralement 4–8 foyers avec leurs propres contraintes (vacances scolaires des enfants, horaires de travail, temps de trajet).
Ajustement typique : activer événements multi-jours pour qu’un week-end compte comme un créneau, description longue pour la logistique, et utiliser à fond la réponse peut-être — la planification familiale vit ou meurt de la flexibilité.
Comment se situe un sondage de planification
Deux cousins proches reviennent dans les recherches à côté du sondage de planification :
- Sondage Doodle — le modèle séparé de Whocan pour le même travail de recherche d’horaire, présenté en matrice (lignes de dates, colonnes de votants). Choisissez-le si votre groupe préfère le visuel Doodle ou veut mélanger lignes de dates et lignes de texte libre dans le même sondage. Sa landing fait aussi office de pitch « alternative gratuite à Doodle » de Whocan.
- Alternative à When2Meet — le même sondage de planification, présenté comme un remplacement gratuit à when2meet.com. Choisissez-le si vous venez de when2meet et voulez un outil comparable avec des extras comme commentaires, échéances et export calendrier.
Pour les situations qui ne collent pas du tout — un événement unique avec une date et des RSVPs, une liste de tâches, un repas partagé — le guide parent des neuf modèles mappe chaque situation au bon modèle.
Ce que ça coûte (rien)
Chaque réglage ci-dessus est dans l’offre gratuite. Il n’y a pas de plan payant, pas de frais par sondage, pas de limite par votant. Whocan fonctionne avec un peu de publicité sur les landings (pas dans le sondage lui-même) et avec le bouche-à-oreille. Plus de 57 000 sondages ont tourné sur le moteur ces douze derniers mois sans que personne ne paie — le sondage de planification à lui seul représente environ un sixième de ce total.
Essayez vous-même
Le moyen le plus rapide d’apprendre ce qu’un sondage de planification peut faire est d’en créer un :
Créer votre sondage de planification →
Pas d’inscription, pas d’e-mail requis, pas de carte. Si vous voulez revenir sur votre sondage plus tard depuis un autre appareil, vous pouvez sauvegarder le lien d’accès que l’application vous donne — c’est tout.
Prochain dans la série : Invitation — le modèle le plus utilisé de Whocan, celui qui gère les RSVPs pour les anniversaires, mariages, baby showers et événements ponctuels.