Terminumfrage-Guide: So funktioniert sie, jede Einstellung, 12 echte Use Cases
Das ist der erste in einer Serie von Deep-Dives zu den neun Poll Templates von Whocan. Jeder Post deckt ein Template komplett ab — was es kann, jede Einstellung, was Teilnehmer sehen und die realen Situationen, in denen Leute es nutzen.
Wir starten mit der Terminumfrage — Whocans zweitmeist genutztem Template (9.604 Umfragen in den letzten 12 Monaten) und dem, was dem Produkt am nächsten an einem täglich nutzbaren Tool kommt. Wenn du je fünf E-Mails verschickt hast, um einen Meeting-Termin zu finden, und entnervt aufgegeben hast — das ist das Template, das diese E-Mails ersetzt.
Was ist ein Poll Template?
Ein Poll Template auf Whocan ist eine vorkonfigurierte Kombination aus Antwortformaten, Standardeinstellungen und visuellem Theme, die zu einer spezifischen Situation passt. Alle neun Templates laufen auf derselben Engine — sie exponieren nur unterschiedliche Teile davon. Du wählst das Template, das zu deinem Problem passt, gibst einen Titel ein, teilst den Link. Die Engine macht den Rest. Den breiteren Überblick findest du im Eltern-Guide zu allen neun Templates. Wenn die drei Wörter Template, Beispiel-Umfrage und Theme ähnlich klingen, sortiert der Glossar-Post das auseinander.
Was eine Terminumfrage macht
Eine Terminumfrage stellt eine Frage: “Welche dieser Termine passen für dich?”
Du — der Gastgeber — schlägst mehrere Zeit-Slots vor. Du teilst einen Link. Jeder Teilnehmer klickt die Slots an, die passen, fügt optional ein “vielleicht” hinzu und kann einen Kommentar hinterlassen. Du siehst in Echtzeit, wer geantwortet hat, was sie gewählt haben und welcher Slot die grösste Zustimmung hat.
Es ist die digitale Antwort auf den E-Mail-Thread “Was ist mit Dienstag um 15 Uhr? — Geht nicht, was ist mit Mittwoch? — Konflikt mit anderem Meeting, was ist mit Donnerstag Vormittag?…” — nur dass du, statt im Kreis zu rotieren, alle Kandidaten-Slots auf einmal rausgibst und die Gruppe konvergiert.
Live ausprobieren
Unten ist eine echte, interaktive Whocan-Terminumfrage, eingebettet in diese Seite. Klick einen Slot an, um zu sehen, wie sich Abstimmen anfühlt. Nichts, was du hier tust, ändert etwas in deinen eigenen Umfragen — es ist ein öffentliches Beispiel, mit dem jeder interagieren kann.
Jedes Feature, der Reihe nach
Dieser Abschnitt ist die komplette Spezifikation — standardmässig aktive Einstellungen, Einstellungen, die du mit einem Klick einschaltest, und was Teilnehmer tatsächlich sehen.
Was Teilnehmer tun
Ein Terminumfrage-Teilnehmer sieht eine Liste von Kandidaten-Datum/Zeit-Slots. Pro Slot kann er:
- “Yes” klicken — er kann diesen Slot.
- “Maybe” klicken — er kann es einrichten, wenn nötig. Der Gastgeber sieht das als separates, schwächeres Signal. Per Default an auf Terminumfragen (
mayBe: true). - Leer lassen — er kann diesen Slot nicht.
- Neuen Termin vorschlagen — wenn “Optionen hinzufügen erlauben” an ist, kann jeder Teilnehmer einen neuen Kandidaten-Slot an die Liste anhängen.
- Privaten Kommentar hinterlassen — sichtbar nur für den Gastgeber (z.B. “nur ab 17 Uhr”).
Teilnehmer brauchen keinen Account. Sie bekommen den Umfrage-Link, klicken, fertig. Der Gastgeber sieht alle Antworten in Echtzeit.
Standardmässig aktive Einstellungen
| Einstellung | Was sie macht |
|---|---|
Theme: calendar | Neutraler, zeitfokussierter Look. Gastgeber können auf jedes andere generische Theme wechseln oder ein eigenes Hintergrundbild hochladen. |
| Teilnehmer anzeigen | Jeder Voter sieht, wer schon geantwortet hat und was er gewählt hat. Ausschalten für eine anonyme Umfrage. |
| Vielleicht / Falls nötig | Drei-Wege-Antwort yes / no / maybe pro Slot. In den meisten anderen Templates aus; hier an, weil Terminfindung genau der Fall ist, wo “vielleicht” zählt. |
| Private Kommentare | Jeder Voter kann einen Kommentar anhängen, der nur für den Gastgeber sichtbar ist — praktisch für weiche Bedingungen wie “nur ab 17 Uhr”. |
| Max. Teilnehmer pro Slot | Der Gastgeber kann pro Slot ein Limit setzen, praktisch für “Esstisch hat sechs Plätze”. |
| Beschreibung pro Option | Jeder Slot kann seine eigene Beschreibung tragen (“vor Ort im Büro”, “nur per Video-Call”). |
| Optionen hinzufügen erlauben | Voter können selbst neue Kandidaten-Slots vorschlagen. |
Einstellungen zum Einschalten (Advanced)
| Einstellung | Was sie macht |
|---|---|
| Langbeschreibung | Längerer Fliesstext unter dem Titel — praktisch, wenn das Meeting Kontext braucht. |
| Antwort bis | Eine Deadline, nach der das Voting geschlossen ist. Die Umfrage bleibt sichtbar, ist aber gesperrt. |
| Ort | Ein Venue-Feld, das in den Kalender-Export geschrieben wird. |
| Zeitzone | Volle IANA-Zeitzonen (z.B. Europe/Zurich). Voter in anderen Zonen sehen einen “dieses Event ist X Stunden von deiner Zeit entfernt”-Hinweis. |
| Form-Layout | Wechsel des Voting-Forms zwischen Liste und Matrix (Doodle-Style-Tabelle) oder zurück. |
| Theme-Picker | Generische Themes (no-theme, human-hands, duties, calendar) plus volle Anpassung: eigenes Hintergrundbild hochladen, Schriftfamilie wählen, Farbpalette wählen, separates Desktop-/Mobile-Sizing. |
| Benachrichtigungen erhalten | Der Gastgeber bekommt eine E-Mail bei jedem neuen RSVP. |
| Teilnehmer-Benachrichtigungen erlauben | Voter können Updates abonnieren (“wir haben Donnerstag 14 Uhr gewählt”). |
| Nach E-Mail / Telefon fragen | Kontaktdaten von Voter erforderlich machen. |
| Umfrage kopieren | Eine bereits gelaufene Umfrage duplizieren — praktisch für wiederkehrende Meeting-Kadenzen. |
| CSV-Export | Die komplette Ergebnis-Tabelle exportieren, sobald das Voting geschlossen ist. |
| iCal- / ICS-Export | Sobald der Sieger-Slot gewählt ist, kann jeder Voter das Event zu Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar hinzufügen. |
Slots bearbeiten, nachdem du sie angelegt hast
Zwei Host-seitige Tools, die viel Zeit sparen, sobald du mehr als eine Handvoll Slots hast.
Einen Slot als Serie wiederholen. Auf jedem Datums-Slot kannst du im Slot-Menü Wiederholen wählen — der Dialog fragt nach einem Muster (täglich, nur Werktage, wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich) und einem Enddatum und legt den Rest der Serie für dich an (bis zu 52 Termine auf einmal). Praktisch für wöchentliche Standups, Trainings, Probenzyklen oder jedes wiederkehrende Meeting, bei dem du sonst dieselbe Zeit fünfzehnmal eintippen würdest.
Mehrere Slots gleichzeitig bearbeiten. Wähle mehrere Slots über die Zeilen-Checkboxen aus (oder Alle auswählen) und öffne den Multi-Edit-Dialog. Pro Attribut — Datum, Zeit, Label, Beschreibung, Teilnehmer-Limit — gibt es eine Opt-in-Checkbox: hak an, was du ändern willst, lass den Rest in Ruhe, speichere einmal. Alle Slots um eine Woche verschieben, ein Limit von 8 Teilnehmern auf jeden Slot setzen oder dieselbe Beschreibung auf eine ganze Charge schreiben — alles wird zur Ein-Klick-Operation.
Beides zusammen ist der Grund, warum Gastgeber von wiederkehrenden Umfragen (Sportvereine, Sprachschulen, Vorstandssitzungen) Whocan oft den Tools vorziehen, die jedes Mal eine neue Umfrage von Grund auf erfordern.
Die Ergebnis-Tabelle steuern
Sobald die Stimmen reinkommen, ist die Ergebnis-Tabelle mehr als eine passive Liste — sie ist der Ort, an dem der Gastgeber die Umfrage tatsächlich steuert. Drei Owner-only-Tools sitzen in der Tabelle.
Jede Stimme an Ort und Stelle editieren. Klick aufs Stift-Icon in einer Zeile, und die ganze Zeile wird editierbar — Name, jede Slot-Antwort, Kommentare, E-Mail und Telefon (falls die Felder an sind) und die Mehrpersonen-Counts. Praktisch, wenn jemand zurückschreibt “doch nicht Dienstag” oder wenn ein Teilnehmer den falschen Namen eingetragen hat und du das korrigierst, statt ihn nochmal abstimmen zu lassen.
Stimmen mit einem Tag markieren. Jede Zeile hat eine freie Tag-Spalte, die nur du siehst (die Spalte ist für Teilnehmer ausgeblendet). Nutz sie für VIPs, “telefonisch bestätigt”, Allergien, Tisch-Zuweisungen, Bezahl-Status — was immer du parallel zur eigentlichen Antwort tracken willst. Sortiere die Tabelle nach der Tag-Spalte, um Gleiches mit Gleichem zu gruppieren.
Eine Stimme stellvertretend hinzufügen. Unter der Tabelle gibt es einen Stimme hinzufügen-Button — er fügt eine neue Zeile im Edit-Mode ein und lässt dich die Antwort selbst eintragen. Intern ist die Stimme als “stellvertretend hinzugefügt” markiert, zählt aber für die Summen genauso wie eine selbst abgegebene Stimme. Das ist der Workflow für “Tante Erika hat per WhatsApp zugesagt”, “zwei Leute haben mir beim Mittagessen Bescheid gegeben” oder “die Babysitterin hat angerufen und ihren Slot bestätigt”.
Diese drei zusammen machen aus der Ergebnis-Tabelle ein Arbeits-Tool, kein Dashboard — die meisten Gastgeber verbringen hier mehr Zeit als auf der Erstell-Seite, sobald eine Umfrage läuft.
Antwortformat unter der Haube
Die Terminumfrage exponiert nur einen Option Type: date (ein Datum mit Checkbox und optionaler Vielleicht-Antwort). Das ist Absicht — das Template ist mit Absicht monomorph. Wenn du ein Matrix-Layout brauchst (Zeilen von Daten, Spalten von Voter) oder Datums-Zeilen mit Freitext-Zeilen in derselben Umfrage mischen willst, ist die Doodle-Umfrage das richtige Template. Für alles Komplexere — Slider, Dropdowns, gemischte Antwortformate — wechsle in Advanced.
Themes
Visuelle Themes auf der Terminumfrage nutzen Whocans generisches Theme-System. Der Picker exponiert 32 Preset-Themes — eines ist scheduling-spezifisch, der Rest ist generisch, damit du den Look anpassen kannst — plus volles eigenes Bild-Upload.
Der Default: calendar. Ein neutraler, zeitfokussierter Look mit Kalender-artigen Akzenten. Vorkonfiguriert für die Terminumfrage — wähl das, wenn deine Umfrage wie ein Tool aussehen soll, nicht wie eine Event-Seite.
Die minimale Wahl: no-theme. Kein Hintergrundbild, keine Deko. Praktisch für internes Team-Scheduling, wo Styling nur Rauschen wäre.
Bring dein eigenes: Custom Background. Lade ein eigenes Bild hoch, und der Umfrage-Header trägt es statt eines Presets. Rund 4% der Terminumfragen in den letzten 12 Monaten nutzen einen Custom Background — meist Community-Events, Elterngruppen-Umfragen oder alles, wo der Gastgeber will, dass die Seite sich wie sein Event anfühlt. Du kannst auch Schriftfamilie, Farbpalette, Schatten-Stil und separates Desktop-/Mobile-Sizing wählen.
Alle Preset-Themes, die für die Terminumfrage verfügbar sind, gruppiert nach Thema:
- Scheduling-fokussiert:
calendar(Default) - Neutral / minimal:
no-theme - Essen und Dinieren:
table-setting-festive-dinner,grilled-vegetable,pizza,sushi,spaghetti,order-food - Sport und Aktivität:
football-on-grass,american-football,yoga-mat,board-game,concert,movie - Reisen und Lifestyle:
car-drivers,street,reolocation - Familie und Kinder:
kids,baby-feet-small - Feiern und Events:
wedding-seats,gift,sparkler,valentine-hearts,people-register - Saisonal und Feiertage:
halloween,christmas,thanksgiving,friendsgiving,easter-eggs,4th-of-july - Arbeit und Community:
feedback-from-colleague,volunteer-work
Themes, die für andere Poll Types reserviert sind (human-hands für die Meinungs-Umfrage, potluck für Potluck, duties für Aufgaben-Liste, registration-form für Event-Anmeldung), sind nicht im Terminumfrage-Picker. Wenn du eines davon willst — oder irgendeine Einstellung, die Whocan hat — wechsle die Umfrage in den Advanced-Modus, und die volle Bibliothek wird freigeschaltet, ohne die bereits gesammelten Stimmen zu verlieren.
Zwölf reale Use Cases
Das sind keine erfundenen Beispiele. Sie sind Cluster, destilliert aus den 9.604 echten Terminumfragen, die in den letzten 12 Monaten auf Whocan liefen — anonymisiert nach Intent. Für jeden habe ich notiert, welche Einstellung du typischerweise vom Default abweichend setzt.
1. Team-Meeting / Standup-Sync
Mit Abstand das grösste Cluster — über 1.000 Umfragen in den letzten 12 Monaten hatten “Meeting” oder ein lokales Äquivalent (“Riunione”, “Réunion”, “Sitzung”, “Reunião”) im Titel. Projekt-Syncs, wöchentliche Team-Alignments, Quartals-Retros, Sprint-Planning. Der Gastgeber schlägt 3–5 Kandidaten-Slots vor, das Team wählt den, der passt.
Typischer Tweak: Zeitzone für verteilte Teams einschalten und Benachrichtigungen erhalten, damit du den Moment siehst, wenn der letzte Voter geantwortet hat.
2. Vorstand / Komitee-Sitzung
135 Umfragen in den letzten 12 Monaten waren Vorstands-, Stiftungs-, Komitee- oder Governance-Meetings. Das Setting ist formaler — 8 bis 12 Personen, längere Vorlaufzeit, spezifische Quorum-Anforderungen.
Typischer Tweak: Antwort bis (eine harte Deadline), Langbeschreibung (die Agenda) und Ort einschalten. Teilnehmer anzeigen nutzen, damit Mitglieder sehen, wer bestätigt hat.
3. Elterngruppe / Schul-Event
70 Umfragen pro Jahr für Elternabende, Elternrats- (“Elternbeirat”)-Sitzungen, Klassen-Helfer-Slot-Wahl, Schul-Jahresend-Feste. Der Gastgeber ist meist eine Elternvertretung, die 15–30 andere Eltern koordiniert.
Typischer Tweak: Optionen hinzufügen erlauben, damit andere Eltern Termine vorschlagen können, die für sie passen — die Hälfte des Werts liegt im Hin-und-Her, nicht nur im Endergebnis.
4. Sportverein-Training / Match
81 Umfragen waren Tennis-, Golf-, Fussball-, Volleyball- oder Vereins-Sport-Scheduling. Oft wiederkehrend — gleiche Gruppe, andere Wochen. Whocans Umfrage kopieren-Feature wird hier intensiv genutzt: letzte Woche klonen, Daten ändern, schicken.
Typischer Tweak: Max. Teilnehmer pro Slot einschalten, wenn die Venue eine Kapazität hat (“max. 8 für den Indoor-Platz”). Kombinieren mit Teilnehmer anzeigen, damit Spieler sehen, wer schon dabei ist.
5. Chor / Band / Orchester-Proben
66 Umfragen pro Jahr für Kammermusik-Proben, Chorproben, Schulband-Sessions, Amateur-Orchester. Das definierende Feature: Proben brauchen meist alle Anwesenden, nicht eine Mehrheit — der Gastgeber sucht also den Slot mit null “Nein”-Antworten, nicht den mit den meisten “Ja”.
Typischer Tweak: Vielleicht anlassen, aber das Kommentarfeld intensiv nutzen — “ich kann, muss aber um 20 Uhr weg” ist genau die Nuance, die für Proben zählt.
6. Gruppenreise / Wochenende / Ski-Wochenende
206 Umfragen waren Reise-Planung — Sommerhütten, Ski-Wochenenden, Eurotrips, Familienferien, Wanderwochenenden. Diese Umfragen laufen oft Wochen oder Monate im Voraus und haben breitere Datums-Ranges (ganze Wochenenden als ein Slot oder sogar wochenlange Blöcke).
Typischer Tweak: All-Day Events (kein Zeit-Anteil) und Multi-Day Events (Freitag bis Sonntag als ein Slot) einschalten. Langbeschreibung mit Logistik (“wir teilen die Hütten-Kosten zu 6, Ankunft ab Freitagabend”).
7. Freunde-Dinner / Brunch / Apéro
147 Umfragen waren Freundes-Treffen-Scheduling — Gruppen-Dinner, Brunches, monatliche Drinks, Apéro-Abende. Kleinere Gruppen (oft der Median: 3 Voter), schnelleres Tempo, weniger formell.
Typischer Tweak: Teilnehmer anzeigen ausschalten, wenn du willst, dass Voter ohne Gruppenzwang antworten, oder anlassen für den “Sara ist schon dabei, ich auch”-Effekt. Default-Theme calendar oder Wechsel zu einem Custom Background mit einem Foto vom letzten Treffen.
8. Lerngruppe / Nachhilfe / Sprachkurs
133 Umfragen für Lerngruppen, Nachhilfe-Termine, Sprachkurs-Planung, Workshop-Datums-Wahl. Häufig in Erwachsenenbildung (“Ripasso per l’esame di italiano”) und in informellen Lerngruppen.
Typischer Tweak: Antwort bis einschalten, damit der Tutor weiss, wann er sich festlegen soll, und Beschreibung pro Option, damit jeder Slot sein Thema tragen kann (“Slot 1: Grammatik-Repetition”, “Slot 2: Mündliches”).
9. Fotoshooting / Portrait-Session
32 Umfragen waren Fotografen, die Termine mit Kunden buchen — Familien-Portraits, Organigramm-Fotos für Firmen, einzelne Headshots in Batches. Die Voter hier sind Kunden, die aus professionellen Zeit-Slots wählen.
Typischer Tweak: Max. Teilnehmer pro Slot = 1 (ein Kunde pro Slot) und Telefonnummer abfragen, damit der Fotograf bestätigen kann. Die Ergebnis-Tabelle wird zur Buchungs-Liste.
10. Interview-Runde / Kandidaten-Scheduling
32 Umfragen pro Jahr waren Gruppen-Interview-Scheduling — Firmen, die eine Liste von Kandidaten-Slots an Interviewees schicken, oder Universitäten mit Batch-Gruppen-Interviews. Der Gastgeber kümmert sich hier meist nicht um Konsens — er kümmert sich darum, dass jeder einzelne Kandidat seinen Slot picken kann.
Typischer Tweak: Max. Teilnehmer pro Slot einschalten, um einen Interviewer pro Slot durchzusetzen, E-Mail abfragen und Teilnehmer anzeigen ausschalten, damit Kandidaten einander nicht sehen.
11. Helferplan / Schicht-Planung
19 Umfragen pro Jahr waren Helfer-Scheduling — Vereins-Dienst-Roster, Event-Tagschichten, Vereins-Auf-/Abbau-Plan. Kleineres Cluster, aber das Muster ist eindeutig: du brauchst alle Slots besetzt, nicht nur einen Sieger-Slot.
Typischer Tweak: Max. Teilnehmer pro Slot (z.B. “2 Personen pro Aufbau-Schicht”), Teilnehmer-Benachrichtigungen erlauben, damit Helfer Erinnerungen bekommen, und Beschreibung pro Option nutzen, um zu sagen, was jede Schicht beinhaltet.
12. Familien-Reunion / Mehr-Haushalt-Treffen
84 Umfragen pro Jahr waren Familien-Scheduling über mehrere Haushalte — Geschwister-Fotos, Grosseltern-Besuche, Familien-Wochenenden, Cousins-Treffen. Die Herausforderung: meist 4–8 Haushalte mit eigenen Constraints (Schulferien der Kinder, Arbeitszeiten, Reisezeit).
Typischer Tweak: Multi-Day Events einschalten, damit ein Wochenende als ein Slot zählt, Langbeschreibung für Logistik und die Vielleicht-Antwort intensiv nutzen — Familien-Scheduling lebt von Flexibilität.
Wie sich eine Terminumfrage einordnet
Zwei nahe verwandte Optionen kommen in Suchen neben der Terminumfrage auf:
- Doodle-Umfrage — Whocans separates Template für denselben Terminfindungs-Job, präsentiert im Matrix-Layout (Zeilen von Daten, Spalten von Voter). Wähl das, wenn deine Gruppe das Doodle-Visual bevorzugt oder Datums-Zeilen mit Freitext-Zeilen in derselben Umfrage mischen will. Seine Landingpage doppelt als Whocans Gratis-Doodle-Alternative-Pitch.
- When2Meet-Alternative — dieselbe Terminumfrage, gerahmt als kostenloser Ersatz für when2meet.com. Wähl das, wenn du von when2meet kommst und ein vergleichbares Tool mit Extras wie Kommentaren, Deadlines und Kalender-Export willst.
Für Situationen, die gar nicht passen — ein einzelnes Event mit einem Datum und RSVPs, eine Aufgaben-Liste, eine Mitbringliste — mappt der Eltern-Guide zu allen neun Templates jede Situation auf das richtige Template.
Was es kostet (nichts)
Jede Einstellung oben ist im Gratis-Tier. Es gibt keinen Bezahltarif, keine Pro-Umfrage-Gebühr, kein Pro-Voter-Limit. Whocan finanziert sich über leichte Werbung auf Landingpages (nicht in der Umfrage selbst) und über Mundpropaganda. Über 57.000 Umfragen liefen in den letzten 12 Monaten auf der Engine, ohne dass jemand dafür bezahlt hat — die Terminumfrage allein macht etwa ein Sechstel davon aus.
Probier es selbst
Der schnellste Weg, eine Terminumfrage zu verstehen, ist eine zu machen:
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Keine Anmeldung, keine E-Mail nötig, keine Karte. Wenn du später von einem anderen Gerät zurückkommen willst, kannst du den Access Link, den die App dir gibt, speichern — das ist alles.
Nächstes in der Serie: Einladung — Whocans meistgenutztes Template, das RSVPs für Geburtstage, Hochzeiten, Babypartys und einmalige Events handelt.