Aufgaben verteilen Guide: Wer macht was, jede Einstellung und echte Anwendungsfälle
Das ist der nächste Teil einer Serie von Deep-Dives in die neun Umfrage-Vorlagen von Whocan. Jeder Artikel behandelt eine Vorlage von vorne bis hinten — was sie macht, jede verfügbare Einstellung, was die Teilnehmer sehen und die echten Situationen, in denen man sie nutzt. Der vorige Artikel ging um die Kursbuchung; dieser hier dreht sich um Aufgaben verteilen — die Vorlage, mit der eine Gruppe klärt, wer was macht.
Aufgaben verteilen ist das kleinste der neun Vorlagen-Cluster: 1.460 davon liefen in den letzten 12 Monaten auf Whocan. Gleichzeitig gehört es zu den meistgenutzten, sobald es einmal erstellt ist — 3,9 Antworten pro Umfrage im Schnitt, nur die Meinungs-Umfrage liegt mit 4,8 höher. Diese Kombination sagt, was es ist: kein Tool für riesige Mengen, sondern das richtige Werkzeug für den kleinen Organisations-Job — die Hochzeits-Helferliste, den Schulfest-Aufbau, den WG-Putzplan — wo eine Handvoll Leute eine Liste von Jobs aufteilen und dann auch erledigen muss.
Was ist eine Umfrage-Vorlage?
Eine Umfrage-Vorlage auf Whocan ist eine vorkonfigurierte Kombination aus Antwortformaten, Standard-Einstellungen und visuellem Theme, die zu einer bestimmten Situation passt. Alle neun Vorlagen laufen auf derselben Engine — sie zeigen nur unterschiedliche Teile davon. Du wählst die Vorlage, die zu deinem Problem passt, tippst einen Titel, teilst den Link. Den Rest macht die Engine. Für den großen Überblick siehe den Eltern-Guide zu allen neun Vorlagen. Falls die drei Begriffe Vorlage, Beispiel-Umfrage und Theme ähnlich klingen, sortiert der Glossar-Artikel sie auseinander.
Was Aufgaben verteilen macht
Aufgaben verteilen stellt eine Frage: „das hier muss erledigt werden — was davon übernimmst du?”
Du — als Host — schreibst die Aufgabenliste: benannte Jobs („Boxen mitbringen”, „Bad putzen”), jeder optional mit Deadline und einem Limit, wie viele Leute er braucht. Du teilst einen Link. Jede Person hakt die Aufgaben ab, die sie übernimmt. Die Liste zeigt in Echtzeit, welche Jobs abgedeckt sind, wer sie übernommen hat und was noch offen ist — und wenn jemandem ein Job auffällt, den du vergessen hast, kann er ihn selbst zur Liste hinzufügen.
Es ist der Unterschied zwischen einem Gruppenchat, in dem „jemand sollte Eis mitbringen” unbeantwortet wegscrollt, und einer Liste, in der neben „Eis mitbringen” entweder ein Name steht oder sichtbar keiner. Niemand muss die Master-Liste im Kopf behalten; der Link ist die Master-Liste.
Live ansehen
Unten ist eine echte, interaktive Whocan-Aufgabenliste, eingebettet in diese Seite. Hak eine Aufgabe an, um zu sehen, wie sich das Übernehmen anfühlt. Nichts davon ändert etwas an deinen eigenen Umfragen — es ist ein öffentliches Beispiel, mit dem jeder interagieren kann.
Jedes Feature, der Reihe nach
Dieser Abschnitt ist die ganze Spec — Einstellungen, die per Default an sind, Einstellungen, die du mit einem Klick anschaltest, und was Teilnehmer tatsächlich sehen.
Was Teilnehmer tun
Ein Teilnehmer sieht die Liste der Jobs, jeder mit den Namen derer, die ihn schon übernommen haben. Bei jeder Aufgabe kann er:
- Die Aufgabe anhaken — sein Name steht daneben. Alle anderen sehen: erledigt sich.
- Mehr als eine Aufgabe übernehmen — nichts hindert eine hilfsbereite Person daran, mehrere Jobs zu nehmen.
- Sehen, wie viele Leute eine Aufgabe noch braucht — wenn du „braucht 3 Personen” an einen Job setzt, zeigt die Liste, wie viele sich eingetragen haben und wie viele noch fehlen.
- Eine eigene Aufgabe hinzufügen — das prägende Feature. Fehlt „Korkenzieher mitbringen” auf der Liste, kann jeder Teilnehmer es ergänzen — ohne auf den Host zu warten.
- Einen privaten Kommentar hinterlassen — nur für den Host sichtbar, für Dinge wie „ich kann einkaufen, aber erst nach 17 Uhr”.
Teilnehmer brauchen keinen Account. Sie bekommen den Link, übernehmen ihre Jobs, fertig. Der Host sieht die Liste in Echtzeit voller werden.
Einstellungen, die per Default an sind
| Einstellung | Was sie macht |
|---|---|
| Theme: Kontrollkästchen | Ein klarer Checklisten-Look, für Aufgaben verteilen voreingestellt. Hosts können auf jedes andere generische Theme wechseln oder ein eigenes Hintergrundbild hochladen. |
| Teilnehmer dürfen Optionen hinzufügen | Aufgaben verteilen ist die einzige Vorlage, bei der das per Default an ist. Teilnehmer können die Aufgabenliste selbst erweitern — denn wem ein fehlender Job auffällt, ist selten die Person, die die Liste geschrieben hat. Ausschalten, wenn die Liste genau so bleiben soll, wie du sie geschrieben hast. |
| Teilnehmer dürfen sehen, wie die anderen geantwortet haben | Jeder sieht, wer welche Aufgabe übernommen hat und was noch offen ist — diese Sichtbarkeit ist der ganze Sinn einer gemeinsamen Liste. Ausschalten, wenn du die Zuteilung lieber privat einsammelst. |
| Teilnehmerlimit (pro Aufgabe) | Jede Aufgabe kann ihr eigenes Limit tragen („braucht 2 Personen, nicht mehr”). Haben sich genug eingetragen, ist sie voll. |
Einstellungen, die du anschalten kannst (erweitert)
| Einstellung | Was sie macht |
|---|---|
| ’Antwort bis’ festlegen | Eine Frist, nach der die Liste sperrt. Nützlich, wenn der Einkauf bis Donnerstag entschieden sein muss. |
| ‘Ort’ festlegen | Ein Ort-Feld, das in den Kalender-Export geschrieben wird — nützlich, wenn alle Aufgaben an einem Ort stattfinden, etwa an einem Aufbau-Tag. |
| Theme-Picker & eigener Hintergrund | Tausch das Kontrollkästchen-Theme gegen ein generisches oder lade ein eigenes Bild hoch; wähle Schriftart, Farbpalette, Schatten-Stil und getrennte Desktop-/Mobile-Größen. |
| Per E-Mail über neue Abstimmungen benachrichtigt werden | Der Host bekommt eine E-Mail, sobald jemand eine Aufgabe übernimmt — praktisch, um die letzten offenen Jobs abgedeckt werden zu sehen. |
| Teilnehmer dürfen E-Mail-Updates erhalten | Helfer können Änderungen abonnieren („der Aufbau wurde auf Samstagmorgen verschoben”). |
| E-Mail / Telefonnummer abfragen | Kontaktdaten von jeder Person verlangen, damit du erreichst, wer einen Job übernommen hat. |
| Umfrage kopieren | Eine bereits gelaufene Liste duplizieren — der schnelle Weg, die Aufbau-Liste vom letzten Jahr wiederzuverwenden. |
| CSV-Export | Die ganze Wer-macht-was-Liste exportieren, sobald sie steht. |
| iCal / ICS-Export | Aufgaben mit Deadline lassen sich in Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender übernehmen. |
Aufgaben bearbeiten, nachdem du sie erstellt hast
Zwei Host-Tools, die echte Zeit sparen, sobald deine Liste wächst.
Eine terminierte Aufgabe als Serie wiederholen. Aufgaben verteilen kennt zwei Arten von Einträgen: einfache benannte Aufgaben und Aufgaben mit Datum. Bei jeder terminierten Aufgabe im Menü Wiederholen wählen — der Dialog fragt nach einem Muster (täglich, nur Werktage, wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich) und einem Enddatum und erzeugt den Rest der Serie für dich (bis zu 52 Einträge auf einmal). Das ist das Putzplan-Tool: „Küche putzen” jeden Samstag für ein Semester wird zu einem Eintrag plus Muster.
Mehrere Aufgaben auf einmal bearbeiten. Mehrere Aufgaben mit den Zeilen-Checkboxen auswählen (oder Alle auswählen) und den Mehrfach-Edit-Dialog öffnen. Für jedes Attribut — Datum, Bezeichnung, Teilnehmerlimit — gibt es eine Opt-in-Checkbox: anhaken, was du ändern willst, den Rest unangetastet lassen, einmal speichern. Einen ganzen Aufbau-Tag um eine Woche verschieben wird zu einem einzigen Speichervorgang.
Die Liste verwalten
Sobald Leute Jobs übernehmen, ist die Ergebnistabelle der Ort, an dem der Host wirklich arbeitet. Drei Host-Tools sitzen darin.
Jede Antwort direkt bearbeiten. Klick das Stift-Symbol in einer Zeile und sie wird editierbar — Name, welche Aufgaben, Kommentare, E-Mail und Telefon, falls diese Felder an sind. Nützlich, wenn jemand schreibt „ich kann die Bar-Schicht doch nicht” und du umverteilst, statt ihn alles neu machen zu lassen.
Antworten mit einem Marker taggen. Jede Zeile hat eine freie Tag-Spalte, die nur du siehst (für Teilnehmer verborgen). Markiere telefonisch-bestätigt, hat-ein-Auto, bringt-eigenes-Werkzeug — was auch immer du neben der Zuteilung mitführst. Nach der Tag-Spalte sortieren, um Gleiches zu Gleichem zu gruppieren.
Eine Antwort für jemanden hinzufügen. Unter der Tabelle gibt es einen Stimme hinzufügen-Button — er fügt eine Zeile im Bearbeiten-Modus ein, sodass du jemanden selbst eintragen kannst. Das ist der Ablauf für „Oma hat am Telefon gesagt, sie backt den Kuchen”.
Das Antwortformat unter der Haube
Aufgaben verteilen zeigt zwei Eintragsformate: eine einfache benannte Aufgabe und eine Aufgabe mit Datum — beide lassen sich in einer Liste mischen, so stehen „Boxen mitbringen” und „Boxen bis Montag zurückgeben” nebeneinander. Jeder Eintrag sammelt Eintragungen, optional begrenzt. Wenn du darüber hinaus Antworttypen brauchst — Schieberegler, Multiple-Choice-Fragen, beschriftete Antwort-Paare — wechsle die Umfrage zu Advanced, und das ganze Werkzeug schaltet sich frei, ohne die bereits gesammelten Zuteilungen zu verlieren.
Themes
Das visuelle Theming von Aufgaben verteilen nutzt Whocans generisches Theme-System.
Der Default: Kontrollkästchen. Ein klarer Checklisten-Look, der „Arbeitsliste” liest, nicht „Party-Einladung”. Für Aufgaben verteilen voreingestellt — behalte ihn, wenn die Seite wie die To-do-Liste aussehen soll, die sie ist.
Bring dein eigenes: eigener Hintergrund. Lade ein eigenes Bild hoch, und der Header trägt es statt eines Presets — das Schulfest-Logo, ein Foto der WG, die Hochzeitsfarben. Du kannst außerdem Schriftart, Farbpalette, Schatten-Stil und getrennte Desktop-/Mobile-Größen wählen.
Der Picker zeigt das ganze generische Theme-Set — neutral, Sport, Essen, saisonal und mehr — sodass eine Grill-Aufgabenliste auch nach Grillen aussehen kann. Ein paar Looks sind für andere Vorlagen reserviert (das Kalender-Theme gehört zur Terminumfrage, das Buffet-Theme zum Potluck) und tauchen hier nicht auf. Wenn du eines davon willst — oder irgendeine Einstellung, die Whocan hat und diese Vorlage nicht zeigt — wechsle die Umfrage in den Advanced-Modus, und die ganze Bibliothek schaltet sich frei, ohne das bereits Gesammelte zu verlieren.
Anwendungsfälle aus der Praxis
Das sind Cluster, destilliert aus den 1.460 echten Aufgabenlisten, die in den letzten 12 Monaten auf Whocan liefen — anonymisiert nach Absicht. Der rote Faden: keine dieser Gruppen braucht ein Projektmanagement-Tool. Sie brauchen einen Link, der „wer macht was?” beantwortet.
1. Hochzeits-Helferlisten
Hinter den meisten Hochzeiten steckt ein zweites, weniger fotografiertes Event: das, bei dem Stühle aufgebaut, Blumen abgeholt und die Torte gefahren wird. Paare und ihre Familien führen eine Aufgabenliste neben den Einladungen, damit Helfer sich Jobs nehmen können, statt sie zugeteilt zu bekommen.
Typische Anpassung: eine Deadline an zeitkritische Aufgaben setzen („Blumen bis 10 Uhr abgeholt”), ein Teilnehmerlimit an Jobs, die genau zwei Leute brauchen, und Teilnehmer dürfen Optionen hinzufügen anlassen — Hochzeits-Helfer sind genau die Leute, denen auffällt, was fehlt.
2. Schulfest-Aufbau
Sporttag, Schulfest, Kuchenverkauf, Abschlussfeier — eine Lehrkraft oder der Elternrat schreibt die Jobliste einmal und lässt die Eltern sich selbst darauf verteilen.
Typische Anpassung: per E-Mail benachrichtigt werden, damit die Organisation weiß, wann die kritischen Jobs abgedeckt sind, und eine Antwortfrist ein paar Tage vor dem Event, damit Zeit bleibt, Lücken von Hand zu füllen.
3. WG-Putzpläne
Der klassische kleine Organisations-Job. Eine WG macht aus „die Küche ist immer dreckig” einen Plan: terminierte Aufgaben, wöchentlich wiederholt, jede von einer Person übernommen.
Typische Anpassung: Wiederholen nutzen, um aus einer Woche den Plan fürs Semester zu erzeugen, das Teilnehmerlimit auf 1 pro Eintrag setzen, damit jede Aufgabe genau einen Besitzer hat, und die Liste die Diskussionen führen lassen statt des Gruppenchats.
4. Pfadi-Lager und Vereinsfahrten
Ein Lager braucht gepackte Zelte, geplantes Essen, einen geprüften Erste-Hilfe-Kasten, organisierte Fahrer. Leiter teilen die Liste mit älteren Pfadis und Eltern, und die Jobs verteilen sich über die Gruppe.
Typische Anpassung: Telefonnummer abfragen, damit die Organisation erreicht, wer den Anhänger übernommen hat, und iCal-Export, damit terminierte Aufgaben in den Familienkalendern landen.
5. Eltern-Beiträge für Klassen-Events
Kindergarten-Frühstück, Klassenparty, Abschiedsgeschenk für die Lehrkraft — die kleinen Listen, bei denen fünf bis zehn Eltern je eine Sache übernehmen. Oft läuft daneben ein Potluck, wenn Essen im Spiel ist.
Typische Anpassung: fast keine — das ist der Fall, für den die Defaults gebaut sind. Link in die Elterngruppe, und die Liste füllt sich von selbst.
6. Party- und Event-Vorbereitung unter Freunden
Geburtstage, Jubiläen, ein Gartenfest: Musik, Getränke, Grill-Dienst, Aufräum-Schicht. Der Host hört auf, die Person zu sein, die jeden einzeln fragen muss.
Typische Anpassung: Teilnehmer dürfen sehen, wie die anderen geantwortet haben anlassen — die freundliche Sichtbarkeit („Marco hat schon wieder den Grill-Dienst”) ist der halbe Spaß und die ganze Motivation.
Das Schwester-Umfrage-Muster: neben einer Einladung laufen lassen
Der häufigste Begleiter von Aufgaben verteilen ist keine zweite Aufgabenliste — es ist eine Einladung. Das Muster: ein Link sammelt, wer kommt (ja/nein/vielleicht, Begleitung, Kinder), ein zweiter Link verteilt die Arbeit unter denen, die zugesagt haben. Zwei Fragen, zwei Links, jeder macht das eine, was er gut kann.
Das Muster ist älter als Whocan selbst. Als ich vor rund sechzehn Jahren meinen 40. Geburtstag im Piccolo Giardino in Zürich organisiert habe, gab es Whocan noch nicht — ich habe mir eine eigene Website gebaut, um die Zu- und Absagen einzusammeln, und das hat funktioniert. Aber die Wer-macht-was-Hälfte der Party lebte weiter in einem E-Mail-Thread. Whocans Duo aus Einladung + Aufgaben verteilen ist die Version dieses Setups, die ich mir damals gewünscht hätte: beide Links in derselben Nachricht verschicken, und die Party organisiert sich aus zwei Richtungen gleichzeitig.
Wenn die zu verteilende Arbeit speziell Essen ist, lass die generische Aufgabenliste weg und nimm stattdessen die Potluck-Vorlage — dieselbe Übernahme-Logik, gebaut für Gerichte.
Wie sie sich vergleicht
Eine Handvoll Tools kommt neben Aufgaben verteilen auf. Hier die ehrliche Version.
Trello und Asana sind Projektmanagement-Tools: Boards, Zuständige, Workflows, Integrationen — und Accounts für alle Beteiligten. Für ein Team, das Software baut, ist das die richtige Maschinerie. Für fünf Leute, die eine Geburtstagsparty vorbereiten, ist es im praktischsten Sinn überdimensioniert: alle anzumelden dauert länger, als die Aufgabenliste zu schreiben. Aufgaben verteilen hat keine Accounts, kein Board zu pflegen, keine App zu installieren — ein Link, der in jedem Gruppenchat funktioniert.
Google Sheets ist der ehrliche Platzhirsch: eine geteilte Tabelle mit Namen neben Jobs funktioniert. Ihre Schwächen sind genau das, was eine dafür gebaute Liste behebt — nichts hindert zwei Leute daran, sich gegenseitig zu überschreiben, nichts setzt „dieser Job braucht nur eine Person” durch, niemand wird benachrichtigt, wenn sich etwas ändert, und auf dem Handy ist eine Tabelle ein schlechter Ort, um ein Kästchen anzuhaken. Aufgaben verteilen behält die Einfachheit und ergänzt die Leitplanken.
SignUpGenius deckt ähnliches Terrain von der Event-Seite ab. Die Unterschiede sind der Organisator-Account, den es verlangt, und die Bezahlstufe, hinter der seine Extras liegen. Whocan hält den Kern — Aufgabe übernehmen — kostenlos, ohne Account für irgendwen.
Innerhalb von Whocan ein paar Nachbarn:
- Potluck — wer-bringt-was speziell fürs Essen, mit Gerichten statt generischen Aufgaben.
- Kursbuchung — Leute belegen begrenzte Termine statt Jobs; richtig für Kurse, falsch für Aufgaben.
- Die ausführliche Pillar-Seite für diese Aufgabe liegt auf der To-do-Listen-Seite — sie geht tiefer auf den Tool-Aspekt ein.
- Für alles, was nicht passt — einen Termin finden, Zu-/Absagen sammeln, eine Meinung abfragen — ordnet der Eltern-Guide zu allen neun Vorlagen jede Situation der richtigen Vorlage zu.
Was sie kostet (nichts)
Jede Einstellung oben ist im kostenlosen Tarif. Es gibt keinen Bezahlplan, keine Gebühr pro Umfrage, kein Limit für Aufgaben oder Helfer. Whocan finanziert sich über leichte Werbung auf Landing-Pages (nicht in der Umfrage selbst) und über Mundpropaganda. Über 57.000 Umfragen liefen in den letzten 12 Monaten auf der Engine, ohne dass jemand dafür gezahlt hat. Aufgaben verteilen ist der klarste Fall, in dem der kostenlose Tarif Sinn ergibt: niemand sollte ein Abo brauchen, um einen Putzplan aufzuteilen.
Probier es selbst
Der schnellste Weg zu verstehen, was Aufgaben verteilen kann, ist eine Liste zu erstellen:
Erstelle deine Aufgabenliste →
Keine Anmeldung, keine E-Mail nötig, keine Karte. Schreib deine Aufgaben, teil den Link, sieh die Namen auftauchen. Wenn du später von einem anderen Gerät zu deiner Liste zurückwillst, kannst du den Zugangslink speichern, den die App dir gibt — das ist alles.
Als Nächstes in der Serie: Gemeinsam Bestellen — Whocans Vorlage, um einzusammeln, was jeder aus einer gemeinsamen Bestellung will (Deploy 2026-07-10) — der letzte Artikel der Serie. Folge dem Umfrage-Typen-Hub, um ihn zu erwischen.