Einladungs-Guide: So funktioniert sie, jede Einstellung, 12 echte Use Cases
Das ist der nächste in einer Serie von Deep-Dives zu den neun Poll Templates von Whocan. Jeder Post deckt ein Template komplett ab — was es kann, jede Einstellung, was Gäste sehen und die realen Situationen, in denen Leute es nutzen. Der vorige Post war die Terminumfrage; dieser ist über die Einladung.
Die Einladung ist Whocans meistgenutztes Template — 20.640 Einladungen liefen in den letzten 12 Monaten durch. Als ich vor 16 Jahren meinen vierzigsten Geburtstag im Piccolo Giardino in Zürich gefeiert habe, gab es Whocan noch nicht — ich habe mir damals extra eine kleine Website gebastelt, um die RSVPs einzusammeln, weil mir genau das gefehlt hat. Diese Lücke füllt das Template heute. Wenn du je einen WhatsApp-Thread gestartet hast, um Geburtstags-RSVPs zu sammeln, und am Ende 200 Nachrichten scrollst, um zu zählen, wer kommt — das ist das Template, das diesen Thread ersetzt.
Was ist ein Poll Template?
Ein Poll Template auf Whocan ist eine vorkonfigurierte Kombination aus Antwortformaten, Standardeinstellungen und visuellem Theme, die zu einer spezifischen Situation passt. Alle neun Templates laufen auf derselben Engine — sie exponieren nur unterschiedliche Teile davon. Du wählst das Template, das zu deinem Problem passt, gibst einen Titel ein, teilst den Link. Die Engine macht den Rest. Den breiteren Überblick findest du im Eltern-Guide zu allen neun Templates. Wenn die drei Wörter Template, Beispiel-Umfrage und Theme ähnlich klingen, sortiert der Glossar-Post das auseinander.
Was eine Einladung macht
Eine Einladung stellt eine Frage: “Kommst du?”
Du — der Gastgeber — legst eine Event-Seite an: Titel, Datum, Ort, optional eine Beschreibung und ein Hintergrundbild, das zum Anlass passt. Du teilst den Link. Jeder Gast sieht die Event-Details und antwortet mit Ja / Nein / Vielleicht, optional für mehrere Personen gleichzeitig (Erwachsene, Kinder, Vegetarier), optional mit öffentlichem Kommentar, und kriegt eine echte RSVP-Seite zurück — keine nummerierte Antwort im Chat-Thread.
Es ist die digitale Antwort auf “Schreib mir einfach, ob du kommst” — nur dass du, statt Nachrichten zu zählen, eine saubere Gästeliste in Echtzeit aktualisieren siehst und die “zwei Erwachsene plus ein Kleinkind”- und “vegetarisch bitte”-Notizen findest, bevor sie im Scroll verloren gehen.
Live ausprobieren
Unten ist eine echte, interaktive Whocan-Einladung, eingebettet in diese Seite. Klick Ja / Nein / Vielleicht, um zu sehen, wie sich Zusagen anfühlt. Nichts, was du hier tust, ändert etwas in deinen eigenen Umfragen — es ist ein öffentliches Beispiel, mit dem jeder interagieren kann.
Jedes Feature, der Reihe nach
Dieser Abschnitt ist die komplette Spezifikation — standardmässig aktive Einstellungen, Einstellungen, die du mit einem Klick einschaltest, und was Gäste tatsächlich sehen.
Was Gäste tun
Eine Whocan-Einladung hat keine “Optionen-Liste” — es gibt nur eine Sache, zu der man zusagt: das Event selbst. Jeder Gast sieht die Event-Seite (Titel, Datum, Ort, optional Beschreibung, Hintergrundbild) und einen einzelnen Antwort-Block. Pro Einladung kann er:
- “Ja” / “Nein” / “Vielleicht” klicken — das klassische Drei-Wege-RSVP.
- Mehrere Personen auf einmal anmelden — Erwachsene + Kinder + Vegetarier als separate Zähler. Per Default verfügbar für Einladungen — die Einstellung Personen anmelden bringt separate Zähler für Erwachsene, Kinder und Vegetarier mit.
- Einen öffentlichen Kommentar hinterlassen — sichtbar für andere Gäste (“freu mich!”, “kann ich meinen Hund mitbringen?”). Öffentliche Kommentare sind per Default an auf diesem Template, anders als bei der Terminumfrage.
- Host-Updates abonnieren — Gäste können sich benachrichtigen lassen, wenn Datum oder Ort sich ändern.
- Sehen, wer sonst kommt — die Teilnehmerliste ist per Default an. Ausschalten für eine ruhigere Gästeliste.
Gäste brauchen keinen Account. Sie bekommen den Einladungs-Link, klicken, fertig. Der Gastgeber sieht Gästeliste, Headcount und Kommentare in Echtzeit.
Standardmässig aktive Einstellungen
| Einstellung | Was sie macht |
|---|---|
| Theme: Klassische Geburtstagseinladung | Ein festlicher Party-Look — bunte Ballons, Default für Einladungen und Geburtstage. Gastgeber können auf eines der 19 Invitation-Themes wechseln oder ein eigenes Bild hochladen. |
| Teilnehmer anzeigen | Jeder Gast sieht, wer schon zugesagt hat und mit wie vielen Personen. Ausschalten für eine ruhigere Gästeliste. |
| Öffentliche Kommentare | Jeder Gast kann eine Nachricht hinterlassen, die für alle sichtbar ist — “freu mich”, “bringe meinen Partner mit”, “irgendwelche Allergien?”. In den meisten anderen Templates aus; hier an, weil Einladungen vom Buzz leben. |
| Wann anzeigen | Das Event-Datum wird prominent im Header gerendert — es ist nicht nur Metadaten, es ist die Antwort auf “wann ist es?”. |
| Ort als erster Step | Der Setup-Wizard setzt das Venue-Feld auf den ersten Step, nicht in Advanced — für Einladungen zählt der Ort genauso wie das Datum. |
| Mehrere Personen | Ein Gast kann für einen ganzen Haushalt zusagen: Erwachsene + Kinder + Vegetarier separat gezählt. |
| Stepper-Wizard | Der Erstell-Flow ist ein schrittweiser Wizard, keine lange Single-Page — weniger einschüchternd für gelegentliche Gastgeber. |
Einstellungen zum Einschalten (Advanced)
| Einstellung | Was sie macht |
|---|---|
| Langbeschreibung | Längerer Fliesstext unter dem Titel — praktisch für Dresscode, Parkplatz, Geschenk-Politik oder alles, was nicht in einen Einzeiler passt. |
| Antwort bis | Eine Deadline, nach der RSVPs schliessen — praktisch, wenn du dem Caterer bis zu einem bestimmten Datum eine Anzahl geben musst. |
| Theme-Picker | Die 19 Invitation-Themes (Party-Ballons, festliches Dinner, Hochzeits-Bouquet, Baby-Füsse, Feuerwerk, Halloween, Valentin, 4. Juli, Friendsgiving, Ostereier, Kinder, Disc-Jockey, Weingläser, Business-People, BBQ, BBQ-vegi, Thanksgiving-Dinner, Turntable, no-theme) — plus volle Anpassung: eigenes Hintergrundbild hochladen, Farben wählen, separates Desktop-/Mobile-Sizing. |
| Benachrichtigungen erhalten | Der Gastgeber bekommt eine E-Mail bei jeder neuen RSVP. |
| Teilnehmer-Benachrichtigungen erlauben | Gäste können Host-Updates abonnieren (“wir haben das Dinner in den Garten verschoben”). |
| Private Kommentare | Ein separates Kommentarfeld nur für den Gastgeber — für “wir sind nuss-allergisch” oder “wir kommen erst ab 21 Uhr”. |
| Nach E-Mail / Telefon fragen | Kontaktdaten von Gästen erforderlich machen — praktisch, wenn du nachfassen musst. |
Die Gästeliste steuern
Sobald RSVPs reinkommen, ist die Gästeliste mehr als ein passiver Counter — sie ist der Ort, an dem der Gastgeber das Event tatsächlich steuert. Drei Owner-only-Tools sitzen in der Liste.
Jede RSVP an Ort und Stelle editieren. Klick aufs Stift-Icon in einer Zeile, und die ganze Zeile wird editierbar — Name, Ja/Nein/Vielleicht, Erwachsene/Kinder/Veggies-Counts, Kommentar, Kontaktdaten. Praktisch, wenn ein Gast zurückschreibt “doch zu dritt statt zu zweit” oder wenn jemand den falschen Namen eingetragen hat und du das korrigierst, statt ihn nochmal zusagen zu lassen.
RSVPs mit einem Tag markieren. Jede Zeile hat eine freie Tag-Spalte, die nur du siehst (die Spalte ist für Gäste ausgeblendet). Nutz sie für VIPs, “telefonisch bestätigt”, Allergien, Tisch-Zuweisungen, Geschenk erhalten, Bezahl-Status — was immer du parallel zur eigentlichen RSVP tracken willst. Sortiere die Tabelle nach der Tag-Spalte, um Gleiches mit Gleichem zu gruppieren.
Eine Zusage stellvertretend hinzufügen. Unter der Liste gibt es einen Stimme hinzufügen-Button — er fügt eine neue Zeile im Edit-Mode ein und lässt dich die Antwort selbst eintragen. Intern ist die RSVP als “stellvertretend hinzugefügt” markiert, zählt aber genauso wie eine selbst abgegebene. Das ist der Workflow für “Tante Erika hat per WhatsApp zugesagt”, “meine Mutter hat es mir beim Mittagessen gesagt” oder “die Nachbarn haben angerufen und für alle vier zugesagt”.
Diese drei zusammen machen aus der Gästeliste eine Arbeitsfläche, kein blosser Headcount — die meisten Gastgeber verbringen hier mehr Zeit als auf der Erstell-Seite, sobald Einladungen draussen sind.
Antwortformat unter der Haube
Die Einladung unterstützt zwei Antwort-Formate: eine einzelne Ja/Nein/Vielleicht-Antwort pro Eingeladenem, und ein beschriftetes Antwort-Paar für Fälle, in denen die Einladung eine Unter-Frage hat wie “vegetarisch oder Fleisch?”. Bemerkenswert: es gibt kein Datum-pro-Option — das Event-Datum sitzt im Header, nicht in einer Liste von Kandidaten-Slots. Genau das ist der Unterschied zur Terminumfrage: Einladungen sind für ein bekanntes Event; Terminumfragen sind für die Wahl zwischen Kandidaten-Daten.
Für alles Komplexere — mehrere Events in einer Umfrage gebündelt, gemischte Antwortformate, Slider, Dropdowns — wechsle in Advanced.
Themes
Visuelle Themes auf der Einladung nutzen Whocans Invitation-Theme-Familie — 19 Preset-Themes plus volles eigenes Bild-Upload. Der Picker ist exklusiv für die Invitation-Familie (und ihre Spezialisierungen: Geburtstags-Einladung, Babyparty-Einladung, RSVP).
Der Default: Klassische Geburtstagseinladung. Ein festlicher Party-Ballon-Look in Rot-Schwarz-Gelb-Tönen. Vorkonfiguriert für Einladungen und Geburtstage — wähl das, wenn die Seite sich feierlich anfühlen soll, ohne dass du etwas selbst auswählen willst.
Die minimale Wahl: Kein Bild. Kein Hintergrundbild, keine Deko. Praktisch für formelle Einladungen, bei denen Styling deplatziert wäre — Firmen-Events, Trauerfeiern, professionelle Runden.
Bring dein eigenes: Custom Background. Lade ein eigenes Bild hoch, und der Einladungs-Header trägt es statt eines Presets. Rund eine von fünf Einladungen auf Whocan nutzt einen Custom Background (20,7 % in den letzten 12 Monaten — über 4.000 Einladungen). Das ist der grösste Custom-Theme-Anteil aller Templates und der Grund, warum so viele Whocan-Einladungen wie persönliche Momente aussehen, nicht wie Tool-Screenshots.
Alle Preset-Invitation-Themes, gruppiert nach Anlass:
- Default / Geburtstag: Klassische Geburtstagseinladung (Default), Geburtstagsessen Einladung, Kindergeburtstag Einladung
- Hochzeit: Hochzeitsstrauß
- Babyparty: Babyfüße (Klein)
- Essen und Dinieren: Grillparty, Vegetarische Grillparty, Erntedankfest-Dinner, Wein - Gläser
- Musik und Nachtleben: Party - DJ, Party - Plattenteller
- Feiertage und Saisons: Halloween - Tisch mit Kürbis, Ostereier, Valentinsherzen, Unabhängigkeitstag (4. Juli), Friendsgiving, Feuerwerk
- Arbeit und Formell: Geschäftsleute, Kein Bild
Die Einladung hat ihren eigenen Theme-Picker — generische Themes (Kalender, Buffet, Kontrollkästchen und so weiter) sind nicht drin. Wenn du etwas ausserhalb der 19 Invitation-Themes willst, wechsle die Umfrage in den Advanced-Modus, und die volle 36-Theme-Bibliothek wird freigeschaltet, ohne die bereits gesammelten RSVPs zu verlieren.
Zwölf reale Use Cases
Das sind keine erfundenen Beispiele. Sie sind Cluster, destilliert aus den 20.640 echten Einladungen, die in den letzten 12 Monaten auf Whocan liefen — anonymisiert nach Intent. Für jeden habe ich notiert, welche Einstellung du typischerweise vom Default abweichend setzt.
1. Geburtstagsparty (Erwachsene)
Mit Abstand das grösste Cluster — 5.256 Geburtstags-Einladungen über das eigene Geburtstagseinladung-Template plus weitere 5.680 Polls mit “Geburtstag” oder einem lokalen Äquivalent im Titel über alle Invitation-Polls. Von kleinen Dinners für 8 Freunde bis Überraschungspartys für 40. Der Gastgeber will eine Anzahl, einen Eindruck von wer kommt und einen Weg, Ort und Zeit zu teilen ohne Group-Chat-Scroll.
Typischer Tweak: Default Klassische Geburtstagseinladung-Theme behalten oder ein eigenes Foto der Geburtstagsperson hochladen. Antwort bis einschalten, wenn du dem Restaurant bis zu einem bestimmten Datum eine Anzahl geben musst.
Es gibt auch eine eigene Geburtstags-Einladungs-Seite und das Whocan-Birthday-Invitation-Template — gleiche Engine, vorkonfiguriert mit geburtstags-relevanten Defaults.
2. Kindergeburtstag
807 der Geburtstags-Einladungen waren spezifisch für Kindergeburtstage (Schulklasse, Spielplatz-Freunde, Familie mit Cousins). Das definierende Feature: die meisten RSVPs sind “zwei Erwachsene + ein Kind” oder “ein Elternteil + zwei Kinder” — die Mehrpersonen-Zähler verdienen hier ihr Geld.
Typischer Tweak: Mehrere Personen und Kinder anlassen (Default für Einladungen), Kindergeburtstag Einladung-Theme oder ein Foto vom Geburtstagskind hochladen. Langbeschreibung mit Venue, Bring- und Abholzeiten — Eltern wollen Logistik wissen, keine Stimmung.
3. Hochzeits-RSVP
1.790 Hochzeits-Einladungen liefen in den letzten 12 Monaten über die Engine, mit klarem Frühjahrs-Peak — 260 im März, 281 im April. Der Gastgeber plant meist 6–18 Monate im Voraus und braucht eine saubere RSVP-Seite, die wie eine Hochzeit aussieht, nicht wie ein Software-Tool.
Typischer Tweak: Hochzeitsstrauß-Theme wählen oder ein eigenes Foto hochladen. Antwort bis (Caterer-Deadline), Langbeschreibung (Dresscode, Hotelkontingent, Geschenk-Link), E-Mail abfragen (für Dankeskarten später) einschalten. Vegetarier anlassen, damit der Caterer die richtige Anzahl hat.
4. Babyparty
605 Babyparty-Einladungen in den letzten 12 Monaten, mit einem März-April-Spike (109, 131). Oft von einer Freundin im Namen der Mutter gehostet, oft mit einem “Geschenk registrieren”-Sub-Step, den der Gastgeber separat handhabt.
Typischer Tweak: Babyfüße (Klein)-Theme. Öffentliche Kommentare anlassen, damit Gäste Geschenk-Ideen vorschlagen oder koordinieren können (“ich bring den Kuchen, macht sonst noch jemand Dessert?”). Die eigene Babyparty-Seite geht durch das volle Muster.
5. Kommunion / Konfirmation
503 Einladungen in den letzten 12 Monaten für Erstkommunion und Konfirmation — konzentriert auf März-Mai (73, 124, 80). Am stärksten in DACH- und LATAM-Märkten, mittelgrosse Familien-Treffen von 20-40 Personen über mehrere Haushalte.
Typischer Tweak: Mehrere Personen anlassen, damit ein ganzer Haushalt mit einem Klick zusagt. Langbeschreibung für die Kirchenzeit vs. die Empfangszeit (zwei Events, eine Einladung). Geburtstagsessen Einladung oder ein eigenes Theme wählen.
6. Generische Party
3.361 Einladungen hatten “Party” (oder ein lokales Äquivalent) im Titel ohne weitere Spezifika — Hauspartys, Projekt-Abschlussfeiern, Saison-Finalen, “komm Samstag rüber”. Das kleinste Format: Median 3-8 Gäste, weniger als eine Woche Vorlauf, lockerer Ton.
Typischer Tweak: Default Klassische Geburtstagseinladung-Theme funktioniert, oder Grillparty / Party - DJ / Party - Plattenteller je nach Stimmung wählen. Lange Beschreibung weglassen — bei lockeren Partys ist weniger mehr.
7. Weihnachts- / Feiertags-Treffen
480 Weihnachts-Einladungen in den letzten 12 Monaten, mit November-Dezember-Peak (231, 117). Beinhaltet Firmen-Weihnachtsfeiern, Familien-Weihnachtsessen, Nachbarschafts-Drinks. Anders als Potluck (das ist “wer bringt was”) — das sind reine RSVPs für ein Event, das du selbst hostest.
Typischer Tweak: Erntedankfest-Dinner / Geburtstagsessen Einladung / Friendsgiving wählen. Langbeschreibung für “Dinner um 20 Uhr, Drinks ab 19 Uhr”. Antwort bis, damit du die richtige Essensmenge einkaufen kannst.
8. Runder Geburtstag / Meilenstein-Feier
Ein Untercluster des breiteren Geburtstags-Clusters — runde Geburtstage (40., 50., 70.), Hochzeitstage, Pensionierungsfeiern. Kleiner (15-30 Gäste), aber formeller, oft mit getrenntem Dinner und After-Party.
Typischer Tweak: Custom-Background (ein Foto aus früheren Jahren funktioniert gut), Geburtstagsessen Einladung-Theme, Langbeschreibung mit Agenda, Antwort bis und Vegetarier an für den Caterer.
9. Silvester / 1. August / Nationalfeiertag
81 Silvester-Einladungen plus das Saison-Cluster (Halloween 73 Easter-Polls, 1. August / 4. Juli rund um nationale Feiern). Starkes “Save-the-Date”-Gefühl — das Datum ist vom Kalender fix, der Gastgeber braucht nur Headcounts und eine Stimmung.
Typischer Tweak: Das passende Theme wählen (Feuerwerk, Unabhängigkeitstag (4. Juli), Halloween - Tisch mit Kürbis, Ostereier, Valentinsherzen). Alles andere Default.
10. Schulabschluss / Schul-Meilenstein
395 Abschluss-Einladungen in den letzten 12 Monaten, meist im Frühjahr (Mai-Juni). Am stärksten in LATAM-Märkten, oft kombiniert eine Zeremonie-Einladung mit dem Familien-Mittagessen danach.
Typischer Tweak: Mehrere Personen anlassen (Verwandte reisen als Einheit), Langbeschreibung für Zeremonie-Zeit vs. Empfangs-Zeit und Geburtstagsessen Einladung oder ein eigenes Foto vom Absolventen wählen.
11. Einweihungsparty / Umzugs-Einladung
Ein kleineres Cluster, aber das Muster ist eindeutig: neue Adresse, neuer Ort, offene Einladung über einen Abend, nicht ein fixes Dinner. Gastgeber wollen einen groben Headcount, nicht einen exakten.
Typischer Tweak: Langbeschreibung mit Adresse und Parkplatz-Notizen, optional Antwort bis für den Tag selbst, öffentliche Kommentare anlassen, damit Nachbarn Geschenke oder Essen koordinieren können.
12. Trauerfeier / Gedenkrunde
Ein kleines aber wichtiges Cluster — Familien und Freunde nutzen Whocan für den Headcount einer Trauerfeier, eines Gedenk-Drinks oder einer Runde nach dem Gottesdienst. Der Ton ist formell, der Gastgeber will Genauigkeit ohne Pathos.
Typischer Tweak: Kein Bild oder ein persönliches Foto. Die festlichen Defaults aussparen — öffentliche Kommentare ausschalten für eine ruhigere RSVP und private Kommentare für “ich komme erst nach 16 Uhr”. Das ist eine der wenigen Einladungen, bei denen Kein Bild die richtige Wahl ist.
Wie sich eine Einladung einordnet
Drei nahe verwandte Optionen kommen in Suchen neben der Einladung auf:
- Kostenlose Online-Einladung mit RSVP — Whocans Pillar-Seite für das Einladungs-Template, die durch das volle Feature-Set mit Screenshots und Theme-Beispielen führt.
- Geburtstags-Einladung mit RSVP — gleiche Engine, vorkonfiguriert für Geburtstage, mit Geburtstags-relevanten Theme-Highlights und Texten.
- Babyparty-Einladung mit RSVP — gleiche Engine, vorkonfiguriert für Babypartys, mit Babyfüße (Klein) als Default-Theme.
Ausserhalb von Whocan sind die häufigsten Alternativen Evite (kostenlos mit Werbung, stark in den USA, schwächer auf europäischen Events), Paperless Post (Freemium, US-fokussiert, Bezahlung für die meisten Theme-Bibliotheken) und Punchbowl (kostenpflichtig). Alle drei handhaben den Basis-Job “RSVP für ein Event”; Whocans spezifische Unterschiede sind die Mehrpersonen-Zähler (Erwachsene + Kinder + Vegetarier als separate Felder, praktisch in jeder Kultur, wo Gäste als Haushalt kommen), die iframe-teilbaren Sample-Vorschauen und dass alles gratis ist, ohne Paywall auf Themes.
Für Situationen, die gar nicht passen — ein Meeting für mehrere Datums-Optionen, eine Mitbringliste, eine Aufgaben-Liste — mappt der Eltern-Guide zu allen neun Templates jede Situation auf das richtige Template.
Was es kostet (nichts)
Jede Einstellung oben ist im Gratis-Tier. Es gibt keinen Bezahltarif, keine Pro-Einladungs-Gebühr, kein Pro-Gast-Limit. Whocan finanziert sich über leichte Werbung auf Landingpages (nicht in der Einladung selbst) und über Mundpropaganda. Über 57.000 Polls liefen in den letzten 12 Monaten auf der Engine, ohne dass jemand dafür bezahlt hat — das Einladungs-Template allein macht mehr als ein Drittel davon aus.
Probier es selbst
Der schnellste Weg, eine Einladung zu verstehen, ist eine zu machen:
Keine Anmeldung, keine E-Mail nötig, keine Karte. Wenn du später von einem anderen Gerät zurückkommen willst, kannst du den Access Link, den die App dir gibt, speichern — das ist alles.
Nächstes in der Serie: Mitbringliste — Whocans Bring-eine-Speise-Template, das “wer bringt was” handhabt, ohne dass jemand mit drei Desserts auftaucht. Deploy 2026-06-05, folge dem Poll-Types-Hub, um den nächsten Post mitzukriegen.