Guía de la Reserva de clases: inscripciones por turno con cupo, cada ajuste y casos reales
Este es el siguiente de una serie de análisis a fondo de las nueve plantillas de encuesta de Whocan. Cada artículo cubre una plantilla de principio a fin — qué hace, cada ajuste disponible, qué ven los participantes y las situaciones reales en las que se usa. El artículo anterior trató la encuesta en línea; este va sobre la Reserva de clases — en la app, la plantilla para inscripciones a clases y eventos, donde la gente reserva una plaza en vez de votar por una.
La Reserva de clases es la plantilla a la que acudes cuando ofreces varios turnos — sesiones de yoga, fechas de un curso de idiomas, clases de natación, tutorías de padres y profesores — y cada turno solo admite a un número concreto de personas. 3.254 de estas funcionaron en Whocan en los últimos 12 meses. Es la única plantilla con un cupo estricto por opción: cuando un turno está lleno, está lleno, y la siguiente persona elige otro.
¿Qué es una plantilla de encuesta?
Una plantilla de encuesta en Whocan es una combinación preconfigurada de formatos de respuesta, ajustes por defecto y tema visual adecuada a una situación concreta. Las nueve plantillas funcionan sobre el mismo motor — solo exponen partes distintas. Eliges la plantilla que encaja con tu problema, escribes un título, compartes el enlace. El motor hace el resto. Para la visión más amplia, mira la guía madre de las nueve plantillas. Si las tres palabras plantilla, encuesta de ejemplo y tema suenan parecidas, el artículo del glosario las separa.
Qué hace una Reserva de clases
La Reserva de clases hace una pregunta: «¿en cuáles de estas sesiones quieres una plaza — mientras queden?»
Tú — el organizador — listas un conjunto de sesiones, cada una una fecha o un turno con nombre, y das a cada una un límite de participantes. Compartes un enlace. Cada persona hace clic en «¿Vas a venir?» en los turnos que quiere. Un contador en vivo muestra cuántas plazas quedan; cuando un turno alcanza su cupo, su botón se desactiva y la gente elige otro. Ves la lista de inscripción llenarse en tiempo real.
Es la diferencia entre una hoja de inscripción en la pared del estudio — donde tachas un nombre y esperas que nadie reserve por duplicado — y un enlace que hace las cuentas por ti. La regla «máx. 8 por sesión» no es una nota arriba que todos ignoran; la aplica el formulario.
Empezar una reserva de clases →
Verla en vivo
Abajo hay una reserva de clases de Whocan real e interactiva, integrada en esta página. Haz clic en un turno para ver cómo se siente inscribirse — incluido lo que pasa cuando las plazas se agotan. Nada de lo que hagas aquí cambia nada en tus propias encuestas — es un ejemplo público con el que cualquiera puede interactuar.
Cada función, en orden
Esta sección es la especificación entera — los ajustes activados por defecto, los ajustes que activas con un clic, y lo que los participantes ven de verdad.
Qué hacen los participantes
Un participante de una reserva de clases ve una lista de sesiones, cada una con el número de plazas restantes. Para cada turno puede:
- Hacer clic en «¿Vas a venir?» — reserva una plaza en esa sesión. El contador baja.
- Ver «Limitado a 8 participantes (3 plazas disponibles)» — el cupo en vivo, mostrado en el turno.
- Toparse con un turno lleno — en cuanto aparece «Límite de 8 participantes alcanzado», el botón se desactiva. Elige otro turno en vez de sobrecargarlo.
- Inscribirse en varias sesiones — nada impide a un participante reservar plaza en varios turnos, si tu situación lo permite.
- Dejar un comentario privado — visible solo para el organizador, para cosas como «tengo una lesión de rodilla» o «¿puedo cambiarme si se libera un turno más tarde?».
Los participantes no necesitan cuenta. Reciben el enlace, reservan sus plazas, listo. El organizador ve la lista de inscripción actualizarse en tiempo real.
Ajustes activados por defecto
| Ajuste | Qué hace |
|---|---|
| Tema: Registrar Personas | Un visual de tipo inscripción, preconfigurado para la Reserva de clases. Los organizadores pueden cambiar a cualquier otro tema genérico o subir su propia imagen de fondo. |
| Los participantes pueden ver cómo han respondido los demás | Cada participante ve quién se ha inscrito ya en cada turno, y lo lleno que está cada uno. Desactívalo si prefieres mantener la lista privada. |
| Límite de participantes (por turno) | La función que la define: cada sesión lleva su propio cupo estricto. El organizador lo fija una vez por turno («máx. 8 por sesión de yoga»); el formulario lo aplica a todos. |
Ajustes que puedes activar (avanzados)
| Ajuste | Qué hace |
|---|---|
| Configurar ‘Respuesta hasta’ | Una fecha límite de inscripción tras la cual las inscripciones cierran. La lista sigue visible pero se bloquea. |
| Configurar ‘Ubicación’ | Un campo de lugar que se escribe en la exportación al calendario — útil para una serie de clases en el mismo sitio. |
| Selector de tema y fondo personalizado | Cambia el tema «Registrar Personas» por uno genérico, o sube tu imagen; elige tipografía, paleta de colores, estilo de sombra y tamaños de escritorio/móvil separados. |
| Recibir notificación por correo de nuevos votos | El organizador recibe un correo en cada nueva inscripción — práctico para ver un turno popular llenarse. |
| Permitir a los participantes recibir actualizaciones por correo electrónico | Los participantes pueden suscribirse a los cambios («tu sesión del martes pasa a las 19 h»). |
| Pedir correo / número de teléfono | Exigir datos de contacto a cada inscrito, para confirmar o localizarlo. |
| Copiar encuesta | Duplicar una reserva que ya hiciste — la forma rápida de abrir las sesiones del próximo trimestre. |
| Exportar CSV | Exportar toda la lista de inscripción una vez cerradas las inscripciones. |
| Exportar iCal / ICS | Cada inscrito puede añadir su sesión a Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. |
Editar las sesiones después de crearlas
Dos herramientas del lado del organizador que ahorran tiempo de verdad en cuanto tienes más de un puñado de sesiones.
Repetir una sesión como serie. En cualquier turno, elige Repetir en el menú del turno — el diálogo pide un patrón (diario, solo días laborables, semanal, cada dos semanas o mensual) y una fecha de fin, y genera el resto de la serie por ti (hasta 52 repeticiones de una vez). Es la herramienta para programas de todo un trimestre: una clase de yoga semanal, un curso de idiomas cada martes, un bloque de natación — fija una sesión, genera el trimestre.
Editar varias sesiones a la vez. Selecciona varios turnos con las casillas de las filas (o Seleccionar todo) y abre el diálogo de edición múltiple. Para cada atributo — fecha, hora, etiqueta, límite de participantes — hay una casilla opt-in: marca lo que quieras cambiar, deja el resto intacto, guarda una vez. Limitar cada sesión a 10 participantes, o mover todo un trimestre una semana, se convierte en un solo guardado.
Gestionar la lista de inscripción
En cuanto empiezan las inscripciones, la tabla de resultados es donde el organizador trabaja de verdad. Tres herramientas solo para el organizador están ahí.
Editar cualquier inscripción en el sitio. Haz clic en el icono del lápiz de una fila y se vuelve editable — nombre, qué turnos, comentarios, correo y teléfono si esos campos están activados. Útil cuando alguien escribe para cambiar de sesión y lo mueves en vez de pedirle que se reinscriba.
Etiquetar inscripciones con un marcador. Cada fila tiene una columna Etiqueta de texto libre, visible solo para ti (oculta a los participantes). Marca pagado-vs-pendiente, socios-vs-invitados, lista de espera, necesidades especiales — lo que sigas junto a la inscripción. Ordena por la columna Etiqueta para agrupar lo semejante.
Añadir una inscripción en nombre de alguien. Bajo la tabla hay un botón Añadir voto — inserta una fila en modo edición para que inscribas a alguien tú mismo. Se marca internamente como «añadida en nombre de» pero cuenta para el cupo del turno igual que una autoinscripción. Es el flujo para «un padre se inscribió por teléfono» o «estoy guardando una plaza para el hijo de la entrenadora».
El formato de respuesta bajo el capó
La Reserva de clases expone un solo formato de respuesta: cada opción es una sesión a la que te inscribes, con un contador en vivo de «plazas restantes» y un cupo estricto. Ese cupo por opción no lo ofrece ninguna otra plantilla — por eso es la plantilla correcta para inscripciones con capacidad limitada, y no la encuesta de horarios (que encuentra una hora común) ni la invitación (que recoge sí/no/quizás). Si quieres mezclar eso con controles deslizantes, preguntas de texto libre u otros tipos de respuesta en la misma encuesta, cambia a Advanced y todo el conjunto se desbloquea sin perder las inscripciones que ya tienes.
Temas
El tema visual de la Reserva de clases usa el sistema de temas genéricos de Whocan.
El predeterminado: Registrar Personas. Un look de tipo inscripción que se lee «reserva tu plaza» en vez de «vota algo». Preconfigurado para la Reserva de clases — déjalo si quieres que la página parezca una hoja de inscripción.
Trae el tuyo: fondo personalizado. Sube tu imagen y el encabezado la lleva en vez de un preajuste. Cerca del 16,3 % de las reservas de clases de los últimos 12 meses usan un fondo personalizado (530 de 3.254) — la segunda proporción más alta de todas las plantillas tras las invitaciones, porque un estudio de yoga o una academia de idiomas suele querer que la página se sienta suya. También puedes elegir tipografía, paleta de colores, estilo de sombra y tamaños de escritorio/móvil separados.
El selector muestra todo el conjunto de temas genéricos — neutro, deporte, comida, de temporada y más — para que ajustes el look a lo que ofreces. Algunos looks están reservados a otras plantillas (el tema Calendario pertenece a la encuesta de horarios, el Bufé al Potluck) y no aparecen aquí. Si quieres uno de esos, o cualquier ajuste de Whocan que esta plantilla no muestre, cambia la encuesta al modo Advanced y toda la biblioteca se desbloquea sin perder las inscripciones que ya recogiste.
Casos de uso reales
Estos son grupos destilados de las 3.254 reservas de clases reales que funcionaron en Whocan en los últimos 12 meses — anonimizados por intención. El hilo que recorre todos: cada uno es una situación en la que una plataforma de eventos de pago sería excesiva, y un enlace gratis con un cupo por turno basta exactamente.
1. Sesiones de estudio de yoga / pilates / fitness
El clásico. Un estudio ofrece varias horas de clase a la semana, cada sala admite un número fijo de esterillas, y necesita que los socios reserven plaza sin pagar a una plataforma por ello.
Ajuste típico: pon el límite de participantes a la capacidad de la sala («máx. 12 por sesión de esterilla»), deja los participantes pueden ver activado para que los socios vean lo llena que está una clase, y usa Repetir para desplegar el horario semanal del trimestre.
2. Inscripción a sesiones de curso de idiomas
Educación de adultos, cursos de tarde, grupos de conversación — donde cada sesión tiene un tema y un límite de plazas, y el profesor quiere una lista limpia antes de empezar el trimestre.
Ajuste típico: activa Configurar ‘Respuesta hasta’ para que las inscripciones cierren antes de la primera clase, y Pedir correo para que el profesor envíe el material. Una etiqueta por sesión («Semana 1: pasado», «Semana 2: conversación») hace la lista autoexplicativa.
3. Clases de natación para niños
Las piscinas limitan cada clase por monitor y por calle. Los padres reservan el turno que cuadra con su semana, y en cuanto una clase se llena, el siguiente padre lo ve — en vez de presentarse en una piscina abarrotada.
Ajuste típico: mantén el límite de participantes ajustado (una clase de natación quizá «máx. 6»), y usa los comentarios privados para los detalles que los padres siempre añaden («es principiante», «miedo al agua profunda»).
4. Inscripciones a tutorías de padres y profesores
Cada turno es una cita de diez minutos con un profesor, capacidad uno. Los padres eligen la hora que les va; en cuanto está cogida, desaparece de las opciones de los demás.
Ajuste típico: pon el límite de participantes de cada turno a 1 para que cada cita vaya a una familia, desactiva los participantes pueden ver para que los padres no vean los turnos de los demás, y activa Configurar ‘Ubicación’ si las tutorías están repartidas por varias aulas.
5. Entrenamientos de club deportivo
Un club ofrece más turnos de entrenamiento de los que cabe en una sola sesión — tiempo de pista, entrenamiento dirigido, un ejercicio con material limitado. Los jugadores reservan las sesiones a las que vendrán, limitadas por lo que el lugar permite.
Ajuste típico: límite de participantes según el lugar («máx. 8 para la pista cubierta»), los participantes pueden ver activado para que los jugadores vean quién está ya dentro, y Repetir para un horario semanal.
6. Inscripción a talleres y eventos
Un evento puntual o una serie corta — un taller de manualidades, un curso vecinal, una visita de museo en grupo, una inscripción a un proyecto escolar — donde las plazas son limitadas y solo quieres una lista de inscripción, no un sistema de venta de entradas.
Ajuste típico: límite de participantes al tamaño de la sala, recibir notificación por correo para saber el momento en que se llena, y Exportar CSV para imprimir la lista de asistentes el día del evento.
7. Turnos de voluntarios y de padres
Rotaciones de padres voluntarios en la guardería, turnos de montaje el día del evento, puestos de la fiesta del colegio — cada turno necesita un número concreto de ayudantes, y quieres cada turno cubierto sin exceso ni falta de personal.
Ajuste típico: pon el límite de participantes por turno al número de ayudantes que necesitas, activa Permitir a los participantes recibir actualizaciones por correo electrónico para que los voluntarios reciban recordatorios, y usa la etiqueta del turno para detallar qué implica cada uno.
El argumento del precio los une a todos. Eventbrite, con su venta de entradas y su procesamiento de pagos, está hecho para vender plazas al público — la forma equivocada para una sesión de yoga gratis, una tarde de tutorías o una rotación de voluntarios. La Reserva de clases es gratis para exactamente los casos en que una plataforma de pago es demasiado pesada: pequeño, con cupo, recurrente, sin que el dinero cambie de manos.
Cómo se compara
Un puñado de herramientas aparecen junto a la Reserva de clases. Aquí va la versión honesta.
Eventbrite está hecho para eventos públicos con venta de entradas, procesamiento de pagos, promoción y registro de entrada. Si vendes plazas, se gana su comisión. Para una sesión de estudio gratis, una tarde de tutorías o un entrenamiento de club, es mucha maquinaria — y una tarifa — alrededor de un problema que en realidad es solo «pon un cupo a cada turno y recoge nombres».
SignUpGenius es el más cercano en propósito: hace inscripciones por turno con cupos. Las diferencias son la cuenta que pide a los organizadores y la forma en que sus extras útiles (sin anuncios, recordatorios, temas, inscripciones más grandes) quedan tras un nivel de pago. Whocan mantiene el núcleo — cupo por turno — gratis, sin cuenta para quienes se inscriben.
Cognito Forms (y los creadores de formularios como Google Forms o Jotform) pueden recoger inscripciones, pero un formulario no aplica de forma nativa un cupo por opción: en cuanto necesitas «máx. 8 por sesión, y cierra el turno cuando se llene», estás atornillando límites a un formulario en vez de usar una herramienta que lo hace de fábrica. La Reserva de clases hace del cupo su comportamiento básico.
Dentro de Whocan, unos cuantos vecinos:
- Encuesta de horarios — cuando buscas encontrar una hora común en vez de ofrecer sesiones fijas a las que la gente se inscribe, esa es la encuesta de horarios, no esta.
- Las páginas pilar completas para este trabajo están en la página Registro a evento y la página reserva en línea — ambas profundizan en el caso de uso de la inscripción.
- Para todo lo que no encaja — un evento único con RSVP, una lista de qué traer, una votación de opinión — la guía madre de las nueve plantillas asigna cada situación a la plantilla correcta.
Cuánto cuesta (nada)
Cada ajuste de arriba está en el plan gratuito. No hay plan de pago, ni tarifa por encuesta, ni límite por inscrito, ni tope en el número de sesiones. Whocan se financia con publicidad ligera en las páginas de destino (no dentro de la encuesta) y con el boca a boca. Más de 57.000 encuestas funcionaron en el motor en los últimos 12 meses sin que nadie pagara — y la Reserva de clases es aquella en la que «gratis» más importa, porque las alternativas cobran precisamente por lo que ella hace por nada: poner un cupo a un turno.
Pruébalo tú mismo
La forma más rápida de aprender lo que la Reserva de clases puede hacer es crear una:
Sin registro, sin correo, sin tarjeta. Pon tus sesiones, da un cupo a cada una, comparte el enlace. Si quieres volver a tu lista de inscripción más tarde desde otro dispositivo, puedes guardar el enlace de acceso que la app te da — eso es todo.
Siguiente en la serie: Asignar tareas — la plantilla de Whocan para repartir quién-trae-qué y quién-hace-qué en un grupo (despliegue el 2026-07-03). Sigue el hub de tipos de encuestas para no perderte el próximo artículo.