Guia de Distribuir Tarefas: quem faz o quê, cada ajuste e casos de uso reais
Este é o próximo de uma série de análises a fundo dos nove modelos de enquete do Whocan. Cada artigo cobre um modelo do início ao fim — o que faz, cada ajuste disponível, o que os participantes veem e as situações reais em que se usa. O artigo anterior tratou da Reserva de Aula; este é sobre Distribuir Tarefas — o modelo com que um grupo resolve quem faz o quê.
Distribuir Tarefas é o menor dos nove clusters de modelos: 1.460 destes rodaram no Whocan nos últimos 12 meses. Também é um dos mais usados depois de criado — 3,9 respostas por enquete em média, só a Enquete online faz melhor com 4,8. Essa combinação diz o que ele é: não uma ferramenta para multidões, mas a ferramenta certa para o pequeno trabalho de organização — a lista de ajudantes do casamento, a montagem da festa da escola, a escala de limpeza da república — onde um punhado de pessoas precisa dividir uma lista de trabalhos e, depois, fazê-los.
O que é um modelo de enquete?
Um modelo de enquete no Whocan é uma combinação pré-configurada de formatos de resposta, ajustes padrão e tema visual que se encaixa numa situação específica. Os nove modelos rodam no mesmo motor — só expõem partes diferentes dele. Você escolhe o modelo que corresponde ao seu problema, digita um título, compartilha o link. O motor faz o resto. Para a visão geral, veja o guia principal dos nove modelos. Se as três palavras modelo, enquete de exemplo e tema soam parecidas, o artigo glossário as organiza.
O que Distribuir Tarefas faz
Distribuir Tarefas faz uma pergunta: «isto é o que precisa ser feito — o que você assume?»
Você — o organizador — escreve a lista de tarefas: trabalhos com nome («trazer as caixas de som», «limpar o banheiro»), cada um opcionalmente com prazo e um limite de quantas pessoas ele precisa. Compartilha um link. Cada pessoa marca as tarefas que vai assumir. A lista mostra em tempo real quais trabalhos estão cobertos, quem os pegou e o que segue aberto — e se alguém nota um trabalho que você esqueceu, pode adicioná-lo à lista por conta própria.
É a diferença entre um chat de grupo onde «alguém devia trazer gelo» rola sem resposta e uma lista onde «trazer gelo» tem um nome ao lado — ou visivelmente não tem. Ninguém precisa guardar a lista-mestre na cabeça; o link é a lista-mestre.
Começar uma lista de tarefas →
Veja ao vivo
Abaixo está uma lista de tarefas real e interativa do Whocan, incorporada nesta página. Marque uma tarefa para sentir como é assumir um trabalho. Nada do que você fizer aqui muda nada nas suas próprias enquetes — é um exemplo público com o qual qualquer pessoa pode interagir.
Cada recurso, em ordem
Esta seção é a especificação completa — ajustes ativos por padrão, ajustes que você liga com um clique, e o que os participantes realmente veem.
O que os participantes fazem
Um participante vê a lista de trabalhos, cada um com os nomes de quem já o assumiu. Em cada tarefa ele pode:
- Marcar a tarefa — o nome dele aparece ao lado. Todos os outros veem que está coberta.
- Assumir mais de uma tarefa — nada impede uma pessoa prestativa de pegar vários trabalhos.
- Ver quantas pessoas uma tarefa ainda precisa — se você define «precisa de 3 pessoas» num trabalho, a lista mostra quantos se inscreveram e quantos faltam.
- Adicionar uma tarefa própria — o recurso que o define. Se falta «trazer um saca-rolhas» na lista, qualquer participante pode adicionar — sem esperar o organizador.
- Deixar um comentário privado — visível só para o organizador, para coisas como «posso fazer as compras, mas só depois das 17h».
Os participantes não precisam de conta. Recebem o link, assumem seus trabalhos, pronto. O organizador vê a lista se encher em tempo real.
Ajustes ativados por padrão
| Ajuste | O que faz |
|---|---|
| Tema: Caixa de Seleção | Um visual de checklist limpo, pré-configurado para Distribuir Tarefas. Os organizadores podem trocar por qualquer outro tema genérico ou enviar a própria imagem de fundo. |
| Permitir que os participantes adicionem opções | Distribuir Tarefas é o único modelo que já vem com isso ligado. Os participantes podem ampliar a lista por conta própria — porque quem nota um trabalho faltando raramente é quem escreveu a lista. Desligue se a lista deve ficar exatamente como você a escreveu. |
| Os participantes podem ver como os outros responderam | Cada um vê quem assumiu qual tarefa e o que segue aberto — essa visibilidade é todo o sentido de uma lista compartilhada. Desligue se preferir coletar as atribuições em privado. |
| Limite de participantes (por tarefa) | Cada tarefa pode carregar seu próprio limite («precisa de 2 pessoas, não mais»). Quando gente suficiente se inscreve, está cheia. |
Ajustes que você pode ativar (avançados)
| Ajuste | O que faz |
|---|---|
| Definir ‘Responder até’ | Um prazo após o qual a lista trava. Útil quando as compras precisam estar decididas até quinta. |
| Definir ‘Localização’ | Um campo de local escrito na exportação para o calendário — útil quando todas as tarefas acontecem num lugar, como um dia de montagem. |
| Seletor de tema e fundo personalizado | Troque o tema Caixa de Seleção por um genérico, ou envie sua imagem; escolha fonte, paleta de cores, estilo de sombra e tamanhos de desktop/celular separados. |
| Receber notificações por e-mail sobre novos votos | O organizador recebe um e-mail cada vez que alguém assume uma tarefa — prático para ver os últimos trabalhos abertos serem cobertos. |
| Permitir que os participantes recebam atualizações por e-mail | Os ajudantes podem assinar as mudanças («a montagem passou para sábado de manhã»). |
| Pedir e-mail / número de telefone | Exigir dados de contato de cada pessoa, para alcançar quem assumiu um trabalho. |
| Copiar enquete | Duplicar uma lista que você já usou — o jeito rápido de reaproveitar a lista de montagem do festival do ano passado. |
| Exportar CSV | Exportar a lista completa de quem-faz-o-quê quando estiver fechada. |
| Exportar iCal / ICS | Tarefas com prazo podem ser adicionadas ao Google Agenda, Outlook ou Apple Calendar. |
Editar as tarefas depois de criá-las
Duas ferramentas do organizador que economizam tempo de verdade assim que a lista cresce.
Repetir uma tarefa datada como série. Distribuir Tarefas aceita dois tipos de entrada: tarefas com nome simples e tarefas com data. Em qualquer tarefa datada, escolha Repetir no menu dela — o diálogo pede um padrão (diário, só dias úteis, semanal, a cada duas semanas ou mensal) e uma data final, e gera o resto da série para você (até 52 ocorrências de uma vez). É a ferramenta da escala: «limpar a cozinha» todo sábado por um semestre vira uma entrada mais um padrão.
Editar várias tarefas de uma vez. Selecione várias tarefas com as caixas das linhas (ou Selecionar tudo) e abra o diálogo de edição múltipla. Para cada atributo — data, rótulo, limite de participantes — há uma caixa de opt-in: marque o que quer mudar, deixe o resto intacto, salve uma vez. Mover um dia de montagem inteiro em uma semana vira um único salvamento.
Gerenciar a lista
Assim que as pessoas começam a assumir trabalhos, a tabela de resultados é onde o organizador realmente trabalha. Três ferramentas exclusivas do organizador vivem nela.
Editar qualquer resposta no lugar. Clique no ícone de lápis de uma linha e ela fica editável — nome, quais tarefas, comentários, e-mail e telefone se esses campos estiverem ativos. Útil quando alguém escreve «afinal não posso pegar o turno do bar» e você redistribui em vez de pedir que refaça tudo.
Marcar respostas com uma etiqueta. Cada linha tem uma coluna Tag de texto livre visível só para você (oculta dos participantes). Marque confirmado-por-telefone, tem-carro, traz-as-próprias-ferramentas — o que quer que você acompanhe junto da atribuição. Ordene pela coluna Tag para agrupar o que é igual.
Adicionar uma resposta em nome de alguém. Abaixo da tabela há um botão Adicionar voto — ele insere uma linha em modo de edição para você inscrever alguém. É o fluxo para «a vovó disse no telefone que faz o bolo».
O formato de resposta por baixo do capô
Distribuir Tarefas expõe dois formatos de entrada: uma tarefa com nome simples e uma tarefa com data — você pode misturar os dois numa lista, e é assim que «trazer as caixas de som» e «devolver as caixas até segunda» convivem. Cada entrada coleta inscrições, com limite opcional. Se você precisar de tipos de resposta além disso — controles deslizantes, perguntas de múltipla escolha, pares de resposta rotulados — passe a enquete para Advanced e o kit completo se destrava sem perder as atribuições já coletadas.
Temas
O visual de Distribuir Tarefas usa o sistema de temas genéricos do Whocan.
O padrão: Caixa de Seleção. Um visual de checklist limpo que se lê como «lista de trabalho», não «convite de festa». Pré-configurado para Distribuir Tarefas — mantenha se a página deve parecer a lista de afazeres que ela é.
Traga o seu: fundo personalizado. Envie sua própria imagem e o cabeçalho a carrega no lugar de um preset — o logo da festa da escola, uma foto da república, as cores do casamento. Você também pode escolher fonte, paleta de cores, estilo de sombra e tamanhos de desktop/celular separados.
O seletor expõe todo o conjunto de temas genéricos — neutro, esporte, comida, sazonal e mais — para que uma lista de tarefas de churrasco pareça um churrasco. Alguns visuais são reservados a outros modelos (o tema Calendário pertence à Enquete de horários, o Buffet ao Potluck) e não aparecem aqui. Se quiser um deles, ou qualquer ajuste que o Whocan tenha e este modelo não exponha, passe a enquete para o modo Advanced e a biblioteca inteira se destrava sem perder o que você já coletou.
Casos de uso reais
Estes são clusters destilados das 1.460 listas de tarefas reais que rodaram no Whocan nos últimos 12 meses — anonimizados por intenção. O fio comum: nenhum desses grupos precisa de uma ferramenta de gestão de projetos. Eles precisam de um link que responda «quem faz o quê?».
1. Listas de ajudantes de casamento
Por trás da maioria dos casamentos há um segundo evento, menos fotografado: aquele em que as cadeiras são montadas, as flores são buscadas e alguém leva o bolo. Casais e suas famílias mantêm uma lista de tarefas ao lado dos convites, para que os ajudantes assumam os trabalhos em vez de recebê-los atribuídos.
Ajuste típico: colocar prazo nas tarefas urgentes («flores buscadas até as 10h»), um limite de participantes nos trabalhos que precisam de exatamente duas pessoas, e deixar ligado permitir que os participantes adicionem opções — ajudantes de casamento são exatamente as pessoas que notam o que falta.
2. Montagem de festas escolares
Dia do esporte, festa da escola, venda de bolos, festa de fim de ano — um professor ou o conselho de pais escreve a lista de trabalhos uma vez e deixa os pais se distribuírem por ela.
Ajuste típico: receber notificações por e-mail para saber quando os trabalhos críticos estão cobertos, e um prazo de resposta alguns dias antes do evento, para dar tempo de preencher as lacunas à mão.
3. Escalas de limpeza em repúblicas
O pequeno trabalho de organização clássico. Uma moradia compartilhada transforma «a cozinha está sempre suja» numa escala: tarefas datadas, repetidas toda semana, cada uma assumida por uma pessoa.
Ajuste típico: usar Repetir para gerar a escala do semestre a partir de uma semana, definir o limite de participantes em 1 por entrada para que cada afazer tenha exatamente um dono, e deixar a lista encerrar as discussões no lugar do chat do grupo.
4. Acampamentos de escoteiros e viagens de clube
Um acampamento precisa de barracas embaladas, comida planejada, um kit de primeiros socorros conferido, motoristas organizados. Os líderes compartilham a lista com os mais velhos e os pais, e os trabalhos se distribuem pelo grupo.
Ajuste típico: pedir número de telefone para alcançar quem ficou com o reboque, e exportar iCal para que as tarefas datadas caiam nos calendários das famílias.
5. Contribuições dos pais para eventos da turma
Café da manhã da creche, festa da turma, presente de despedida do professor — as listas pequenas onde de cinco a dez pais pegam uma coisa cada. Muitas vezes ao lado de um Potluck quando há comida envolvida.
Ajuste típico: quase nenhum — este é o caso para o qual os padrões foram feitos. Compartilhe o link no grupo dos pais e a lista se preenche sozinha.
6. Preparativos de festa entre amigos
Aniversários, bodas, uma festa no jardim: música, bebidas, turno da churrasqueira, turno da arrumação. O anfitrião deixa de ser a pessoa que precisa pedir a cada um individualmente.
Ajuste típico: deixar ligado os participantes podem ver como os outros responderam — a visibilidade amigável («o Marco pegou de novo a churrasqueira») é metade da graça e toda a motivação.
O padrão da enquete irmã: ao lado de um Convite
O companheiro mais comum de Distribuir Tarefas não é outra lista de tarefas — é um Convite. O padrão: um link coleta quem vem (sim/não/talvez, acompanhantes, crianças), um segundo link distribui o trabalho entre os que disseram sim. Duas perguntas, dois links, cada um fazendo a única coisa que faz bem.
O padrão é mais velho que o próprio Whocan. Quando organizei meu aniversário de 40 anos no Piccolo Giardino, em Zurique, há cerca de dezesseis anos, o Whocan não existia — construí meu próprio site para coletar as confirmações, e funcionou. Mas a metade de quem-faz-o-quê da festa ainda vivia numa thread de e-mails. A dupla Convite + Distribuir Tarefas do Whocan é a versão daquele arranjo que eu gostaria de ter tido: mande os dois links na mesma mensagem, e a festa se organiza por duas frentes ao mesmo tempo.
Se o trabalho a distribuir é especificamente comida, deixe a lista genérica de lado e use o modelo Potluck — a mesma lógica de assumir uma vaga, feita sob medida para pratos.
Como ele se compara
Um punhado de ferramentas aparece ao lado de Distribuir Tarefas. Aqui está a versão honesta.
Trello e Asana são ferramentas de gestão de projetos: quadros, responsáveis, fluxos de trabalho, integrações — e contas para todos os envolvidos. Para uma equipe que desenvolve software, é a maquinaria certa. Para cinco pessoas preparando uma festa de aniversário, é exagero no sentido mais prático: cadastrar todo mundo leva mais tempo do que escrever a lista. Distribuir Tarefas não tem contas, nem quadro para manter, nem app para instalar — um link que funciona em qualquer chat de grupo.
Google Sheets é o titular honesto: uma planilha compartilhada com nomes digitados ao lado dos trabalhos funciona. Suas fraquezas são exatamente o que uma lista feita para isso corrige — nada impede duas pessoas de se sobrescreverem, nada impõe «este trabalho só precisa de uma pessoa», ninguém é avisado quando algo muda, e no celular uma planilha é um lugar ruim para marcar uma caixinha. Distribuir Tarefas mantém a simplicidade e adiciona as proteções.
SignUpGenius cobre um terreno parecido pelo lado dos eventos. As diferenças são a conta de organizador que ele pede e o nível pago atrás do qual ficam seus extras. O Whocan mantém o núcleo — assumir uma tarefa — gratuito, sem conta para ninguém.
Dentro do Whocan, alguns vizinhos:
- Potluck — o quem-traz-o-quê específico para comida, com pratos em vez de tarefas genéricas.
- Reserva de Aula — pessoas reservando vagas limitadas em vez de trabalhos; certo para sessões, errado para afazeres.
- A página pilar completa para este trabalho vive na página de listas de coisas a fazer — ela aprofunda o ângulo de ferramenta.
- Para tudo o que não se encaixa — uma data para achar, confirmações para coletar, uma opinião para sondar — o guia principal dos nove modelos associa cada situação ao modelo certo.
Quanto custa (nada)
Cada ajuste acima está no plano gratuito. Não há plano pago, nem taxa por enquete, nem limite de tarefas ou ajudantes. O Whocan se financia com publicidade leve nas landing pages (não dentro da enquete) e com o boca a boca. Mais de 57.000 enquetes rodaram no motor nos últimos 12 meses sem que ninguém pagasse por elas. Distribuir Tarefas é o caso mais claro em que o gratuito faz sentido: ninguém deveria precisar de assinatura para dividir uma escala de limpeza.
Experimente você mesmo
O jeito mais rápido de entender o que Distribuir Tarefas pode fazer é criar uma lista:
Sem cadastro, sem e-mail, sem cartão. Escreva suas tarefas, compartilhe o link, veja os nomes aparecerem. Se quiser voltar à sua lista mais tarde de outro dispositivo, pode salvar o link de acesso que o app te dá — é só isso.
A seguir na série: Fazer Pedido Juntos — o modelo do Whocan para coletar o que cada um quer de um pedido compartilhado (deploy em 2026-07-10) — o último artigo da série. Siga o hub de tipos de sondagens para não perder.