Guía de la invitación: cómo funciona, cada ajuste, 12 casos reales
Este es el siguiente de una serie de deep-dives sobre las nueve plantillas de encuesta de Whocan. Cada artículo cubre una plantilla de principio a fin — qué hace, cada ajuste disponible, qué ven los invitados y las situaciones reales en las que la gente la usa. El post anterior trató la encuesta de planificación; este es sobre la invitación.
La invitación es la plantilla más usada de Whocan — 20.640 invitaciones pasaron por ella en los últimos 12 meses. Cuando celebré mi cumpleaños 40 en el Piccolo Giardino de Zúrich hace 16 años, Whocan aún no existía — me monté una pequeña web a propósito para recoger los RSVP, porque eso es exactamente lo que me faltaba. Es ese hueco el que la plantilla llena hoy. Si alguna vez has abierto un hilo de WhatsApp para recoger los RSVP de un cumpleaños y acabaste haciendo scroll por 200 mensajes para contar quién viene — esta es la plantilla que sustituye ese hilo.
¿Qué es una plantilla de encuesta?
Una plantilla de encuesta en Whocan es una combinación pre-configurada de formatos de respuesta, ajustes por defecto y tema visual que encaja con una situación concreta. Las nueve plantillas corren sobre el mismo motor subyacente — solo exponen partes diferentes. Eliges la plantilla que encaja con tu problema, escribes un título, compartes el enlace. El motor hace el resto. Para la visión más amplia, mira la guía padre de las nueve plantillas. Si las tres palabras plantilla, encuesta de ejemplo y tema suenan parecidas, el post glosario las separa.
Qué hace una invitación
Una invitación hace una pregunta: «¿vienes?»
Tú — el anfitrión — montas una página de evento: título, fecha, lugar, descripción opcional y una imagen de fondo que encaja con la ocasión. Compartes el enlace. Cada invitado ve los detalles del evento y responde sí / no / quizás, opcionalmente para varias personas a la vez (adultos, niños, vegetarianos), opcionalmente con un comentario público, y recibe una página RSVP real — no una respuesta numerada en un hilo de chat.
Es la respuesta digital a «escríbeme si vienes» — solo que en vez de intentar contar mensajes, ves una lista de invitados limpia actualizándose en tiempo real, y detectas las notas «dos adultos más un niño» y «opción vegetariana por favor» antes de que se pierdan en el scroll.
Verlo en vivo
Abajo hay una invitación Whocan real e interactiva embebida en esta página. Haz clic en sí / no / quizás para ver cómo se siente responder. Nada de lo que hagas aquí afecta a tus propias encuestas — es un ejemplo público con el que cualquiera puede interactuar.
Cada función, en orden
Esta sección es la especificación completa — ajustes activos por defecto, ajustes que enciendes con un clic, y qué ven realmente los invitados.
Qué hacen los invitados
Una invitación de Whocan no tiene «lista de opciones» — solo hay una cosa a la que responder: el evento mismo. Cada invitado ve la página del evento (título, fecha, lugar, descripción opcional, imagen de fondo) y un único bloque de respuesta. Por invitación puede:
- Hacer clic en «sí» / «no» / «quizás» — el clásico RSVP de tres vías.
- Registrar varias personas a la vez — adultos + niños + vegetarianos como contadores separados. Disponible por defecto para invitaciones — el ajuste Registrar personas trae contadores separados para adultos, niños y vegetarianos.
- Dejar un comentario público — visible para otros invitados («¡con muchas ganas!», «¿puedo llevar a mi perro?»). Los comentarios públicos están activos por defecto en esta plantilla, a diferencia de la encuesta de planificación.
- Suscribirse a actualizaciones del anfitrión — los invitados pueden optar por recibir notificaciones si cambia la fecha o el lugar.
- Ver quién más viene — la lista de participantes está activa por defecto. Apágala para una lista más discreta.
Los invitados no necesitan cuenta. Reciben el enlace, hacen clic, listo. El anfitrión ve la lista de invitados, el recuento y los comentarios actualizándose en tiempo real.
Ajustes activos por defecto
| Ajuste | Qué hace |
|---|---|
| Tema: Invitación de Cumpleaños Clásica | Un look festivo de fiesta — globos de colores, defecto para invitaciones y cumpleaños. Los anfitriones pueden cambiar a cualquiera de los 19 temas de invitación, o subir su propia imagen. |
| Mostrar participantes | Cada invitado ve quién ya ha respondido y con cuántas personas. Apágalo para una lista más discreta. |
| Comentarios públicos | Cada invitado puede dejar un mensaje visible para todos — «no veo la hora», «llevo a mi pareja», «¿alergias a tener en cuenta?». Apagados en la mayoría de las otras plantillas; aquí encendidos porque las invitaciones viven del buzz. |
| Mostrar cuándo | La fecha del evento se renderiza prominentemente en el header — no es solo metadato, es la respuesta a «¿cuándo es?». |
| Lugar como primer paso | El wizard de creación pone el campo de lugar en el primer paso, no enterrado en los ajustes avanzados — para las invitaciones el sitio cuenta tanto como la fecha. |
| Varias personas | Un invitado puede responder por todo un hogar: adultos + niños + vegetarianos contados por separado. |
| Wizard por pasos | El flujo de creación es un wizard paso a paso, no una sola página larga — menos intimidante para anfitriones ocasionales. |
Ajustes para activar (avanzados)
| Ajuste | Qué hace |
|---|---|
| Descripción larga | Un texto más largo bajo el título — útil para dress code, parking, política de regalos, o cualquier cosa que no quepa en una línea. |
| Responder hasta | Una fecha límite tras la cual los RSVP se cierran — útil cuando tienes que dar un número al catering en una fecha concreta. |
| Selector de temas | Los 19 temas de invitación (globos de fiesta, cena festiva, ramo de boda, pies de bebé, fuegos artificiales, Halloween, San Valentín, 4 de julio, friendsgiving, huevos de Pascua, niños, disc-jockey, copas de vino, business people, BBQ, BBQ-veggie, cena de Thanksgiving, plato giradiscos, no-theme) — más la personalización completa: subir tu propia imagen, elegir colores, dimensionado separado desktop/mobile. |
| Recibir notificaciones | El anfitrión recibe un email en cada nuevo RSVP. |
| Permitir notificaciones a participantes | Los invitados pueden suscribirse a actualizaciones del anfitrión («hemos movido la cena al jardín»). |
| Comentarios privados | Un campo de comentario separado visible solo para el anfitrión — para «somos alérgicos a las nueces» o «llegaremos pasadas las 21». |
| Pedir email / teléfono | Requerir datos de contacto a los invitados — útil cuando necesitas hacer seguimiento. |
Gestionar la lista de invitados
En cuanto empiezan a llegar los RSVP, la lista de invitados es más que un contador pasivo — es donde el anfitrión gestiona el evento de verdad. Tres herramientas exclusivas del anfitrión viven en la lista.
Editar cualquier RSVP en el sitio. Haz clic en el icono de lápiz en cualquier fila y toda la fila se vuelve editable — nombre, sí/no/quizás, contadores de adultos/niños/veggies, comentario, datos de contacto. Útil cuando un invitado escribe «pues seremos tres, no dos» o cuando alguien introduce el nombre equivocado y lo corriges en lugar de pedirle que vuelva a hacerlo.
Marcar RSVP con una etiqueta. Cada fila tiene una columna libre Tag que solo ves tú (la columna está oculta para los invitados). Úsala para VIPs, «confirmado por teléfono», alergias, asignaciones de mesa, regalo recibido, estado de pago — lo que sea que necesites trackear en paralelo al RSVP. Ordena la tabla por la columna Tag para agrupar similares.
Añadir un voto en nombre de alguien. Bajo la lista hay un botón Añadir voto — inserta una nueva fila en modo edición y te deja rellenar la respuesta. El RSVP queda marcado internamente como «añadido en nombre de» pero cuenta en los totales exactamente como uno enviado directamente. Es el workflow para «la tía Erika respondió por WhatsApp», «mi madre me lo dijo en el almuerzo» o «los vecinos llamaron y confirmaron para los cuatro».
Estos tres juntos convierten la lista de invitados de un recuento en una superficie de trabajo — la mayoría de los anfitriones pasa aquí más tiempo que en la página de creación una vez salen las invitaciones.
Formato de respuesta bajo el capó
La invitación soporta dos formatos de respuesta: una sola respuesta sí/no/quizás por invitado, y un par de respuestas etiquetadas para los casos en que la invitación tiene una sub-pregunta como «¿vegetariano o carne?». Importante: no hay fecha-por-opción — la fecha del evento está en el header, no en una lista de huecos candidatos. Esa es exactamente la diferencia con una encuesta de planificación: las invitaciones son para un evento conocido; las encuestas de planificación son para elegir entre fechas candidatas.
Para cualquier cosa más compleja — varios eventos agrupados en una encuesta, formatos de respuesta mixtos, sliders, dropdowns — cambia a Avanzado.
Temas
El theming visual en la invitación usa la familia de temas-invitación de Whocan — 19 temas preset más subida de imagen personalizada. El picker es exclusivo de la familia invitación (y sus especializaciones: invitación de cumpleaños, invitación de baby shower, RSVP).
El defecto: Invitación de Cumpleaños Clásica. Un look festivo de globos de fiesta en tonos rojo-negro-amarillo. Pre-configurado para invitaciones y cumpleaños — elige este si quieres que la página se sienta celebratoria sin elegir nada tú.
La elección minimalista: Sin Imagen. Sin imagen de fondo, sin decoración. Útil para invitaciones formales donde el estilo estaría fuera de lugar — eventos corporativos, reuniones de condolencia, mesas redondas profesionales.
Trae el tuyo: fondo personalizado. Sube tu propia imagen y el header de la invitación la lleva en lugar de un preset. Aproximadamente una de cada cinco invitaciones en Whocan usa un fondo personalizado (20,7% en los últimos 12 meses — más de 4.000 invitaciones). Es la mayor cuota de tema custom de todas las plantillas y es por lo que tantas invitaciones de Whocan parecen momentos personales en lugar de capturas de pantalla de una herramienta.
Todos los temas-invitación preset, agrupados por ocasión:
- Defecto / cumpleaños: Invitación de Cumpleaños Clásica (defecto), Invitación a Cena de Cumpleaños, Invitación de Cumpleaños Infantil
- Boda: Ramo de Boda
- Baby shower: Pies de Bebé (Pequeño)
- Comida y cena: Barbacoa, Barbacoa Vegetariana, Cena de Acción de Gracias, Vino - Copas
- Música y vida nocturna: Fiesta - DJ, Fiesta - Tocadiscos
- Fiestas y temporadas: Halloween - Mesa con Calabaza, Huevos de Pascua, Corazones de San Valentín, Día de la Independencia (4 de Julio), Friendsgiving, Fuegos Artificiales
- Trabajo y formal: Gente de Negocios, Sin Imagen
La invitación tiene su propio picker de temas — los temas genéricos (Calendario, Buffet, Casilla de Verificación, etc.) no están. Si quieres algo fuera de los 19 temas-invitación, cambia la encuesta a modo Avanzado y la biblioteca completa de 36 temas se desbloquea sin perder los RSVP ya recogidos.
Doce casos reales
No son ejemplos inventados. Son clusters destilados de las 20.640 invitaciones reales que corrieron en Whocan en los últimos 12 meses — anonimizadas por intent. Para cada uno he anotado el ajuste que típicamente cambiarías respecto al defecto.
1. Cumpleaños (adultos)
Por mucho el cluster más grande — 5.256 invitaciones de cumpleaños a través de la plantilla dedicada Invitación de Cumpleaños más otras 5.680 encuestas con «cumpleaños» o un equivalente local en el título sobre todas las encuestas de invitación. Desde cenas pequeñas para 8 amigos hasta fiestas sorpresa para 40. El anfitrión quiere un recuento, una idea de quién viene y una forma de compartir lugar y hora sin scroll de chat de grupo.
Tweak típico: mantener el tema Invitación de Cumpleaños Clásica por defecto o subir una foto personal de quien cumple. Activar responder hasta si tienes que dar un número al restaurante en una fecha concreta.
También hay una página dedicada de invitación de cumpleaños y la plantilla Whocan birthday-invitation — mismo motor, pre-ajustado con defaults relevantes para cumpleaños.
2. Cumpleaños infantil
807 de las invitaciones de cumpleaños eran específicamente para fiestas infantiles (clase de colegio, amigos del parque, familia con primos). El rasgo distintivo: la mayoría de los RSVP son «dos adultos + un niño» o «un padre + dos niños» — los contadores multi-persona se ganan su sitio.
Tweak típico: mantener varias personas y niños activos (defecto para invitaciones), elegir el tema Invitación de Cumpleaños Infantil o subir una foto del cumpleañero. Añadir una descripción larga con lugar, horas de llegada y recogida — los padres quieren logística, no ambiente.
3. RSVP de boda
1.790 invitaciones de boda pasaron por el motor en los últimos 12 meses, con un pico claro en primavera — 260 en marzo, 281 en abril. Las bodas en español son uno de los clusters más grandes del motor: 935 encuestas de boda en ES en los últimos 12 meses, casi 8% de todas las encuestas de creadores ES. El anfitrión normalmente planifica con 6–18 meses de antelación y necesita una página RSVP limpia que parezca una boda, no una herramienta de software.
Tweak típico: elegir el tema Ramo de Boda o subir tu propia foto. Activar responder hasta (deadline catering), descripción larga (dress code, bloque de hotel, enlace a la lista de regalos), pedir email (para las tarjetas de agradecimiento después). Mantener vegetarianos activo para que el catering tenga el número correcto.
4. Baby shower
605 invitaciones de baby shower en los últimos 12 meses, con un pico en marzo–abril (109, 131). A menudo organizada por una amiga en nombre de la madre, a menudo con un sub-paso de «registrar un regalo» que el anfitrión gestiona por separado.
Tweak típico: elegir el tema Pies de Bebé (Pequeño). Activar comentarios públicos para que los invitados propongan ideas de regalo o se coordinen («llevo la tarta, ¿alguien más hace postre?»). La página dedicada de baby shower recorre el patrón completo.
5. Comunión / Confirmación
503 invitaciones en los últimos 12 meses para primera comunión y confirmación — concentradas en marzo–mayo (73, 124, 80). Este es un cluster específicamente fuerte en mercados de habla hispana — primeras comuniones son un evento familiar central en LATAM y España, con celebraciones de 20–40 personas a lo largo de varios hogares.
Tweak típico: activar varias personas para que un hogar entero responda en un clic. Descripción larga para la hora de la iglesia vs. la hora del banquete (dos eventos, una invitación). Elegir Invitación a Cena de Cumpleaños o un tema custom.
6. Fiesta genérica
3.361 invitaciones tenían «fiesta» (o equivalente local) en el título sin más detalles — fiestas en casa, celebraciones de fin de proyecto, finales de temporada, «pásate el sábado». El formato más pequeño: mediana 3–8 invitados, menos de una semana de antelación, tono casual.
Tweak típico: el tema Invitación de Cumpleaños Clásica por defecto funciona, o elegir Barbacoa / Fiesta - DJ / Fiesta - Tocadiscos según la vibe. Saltar la descripción larga — para fiestas casuales, menos es más.
7. Navidad / encuentros festivos
480 invitaciones con tema navideño en los últimos 12 meses, con pico noviembre–diciembre (231, 117). Incluye fiestas de Navidad de empresa, cenas de Navidad familiares, copas de vecindario. Distinto del potluck (que es «quién trae qué») — estos son RSVPs puros para un evento que tú organizas.
Tweak típico: elegir Cena de Acción de Gracias / Invitación a Cena de Cumpleaños / Friendsgiving. Descripción larga para «cena a las 21, copas desde las 20». Responder hasta para comprar la cantidad correcta de comida.
8. Cumpleaños redondo / celebración de hito
Un subconjunto del cluster cumpleaños más amplio — cumpleaños redondos (40, 50, 70), aniversarios de boda, fiestas de jubilación. Más pequeños (15–30 invitados) pero más formales, a menudo con cena separada y after-party.
Tweak típico: imagen de fondo personalizada (una foto de años anteriores funciona bien), tema Invitación a Cena de Cumpleaños, descripción larga con la agenda, responder hasta, y vegetarianos activo para el catering.
9. Año Nuevo / fiesta nacional
81 invitaciones de Nochevieja + el cluster estacional (Halloween 73 Easter polls, 4 de julio en torno a celebraciones nacionales). Fuerte sensación «save the date» — la fecha está fijada por el calendario, el anfitrión solo necesita números y un ambiente.
Tweak típico: elegir el tema correspondiente (Fuegos Artificiales, Día de la Independencia (4 de Julio), Halloween - Mesa con Calabaza, Huevos de Pascua, Corazones de San Valentín). Todo lo demás por defecto.
10. Graduación / hito escolar
395 invitaciones de graduación en los últimos 12 meses, sobre todo en primavera (mayo–junio). Cluster especialmente fuerte en LATAM — la graduación universitaria es un evento de familia extendida que a menudo combina una invitación a la ceremonia con el almuerzo de familia después.
Tweak típico: activar varias personas (los familiares viajan como unidad), descripción larga para la hora ceremonia vs. la hora banquete, y elegir el tema Invitación a Cena de Cumpleaños o una foto del graduado.
11. Inauguración de casa / invitación de mudanza
Un cluster más pequeño pero el patrón es distintivo: nueva dirección, nuevo sitio, invitación abierta a lo largo de una tarde en lugar de una cena fija. Los anfitriones quieren un recuento aproximado, no preciso.
Tweak típico: descripción larga con dirección y notas de parking, opcionalmente responder hasta para el día mismo, comentarios públicos activos para que los vecinos coordinen regalos o comida.
12. Velorio / reunión conmemorativa
Un cluster pequeño pero importante — familias y amigos usan Whocan para gestionar el recuento de un velorio, una copa de memoria o una reunión tras una ceremonia. El tono es formal, el anfitrión quiere precisión sin fanfarria.
Tweak típico: elegir Sin Imagen o subir una foto personal. Saltar los defaults festivos — apagar comentarios públicos para un RSVP más discreto, y usar comentarios privados para «puedo ir pero solo después de las 16». Esta es una de las pocas invitaciones donde la elección Sin Imagen es la correcta.
Cómo se sitúa una invitación
Tres opciones primas-hermanas aparecen en búsquedas junto a la invitación:
- Invitación online gratuita con RSVP — la página pilar de Whocan para la plantilla invitación, que recorre el conjunto completo de funcionalidades con capturas y ejemplos temáticos.
- Invitación de cumpleaños con RSVP — mismo motor, pre-configurado para cumpleaños, con highlights de temas relevantes y copy adaptado.
- Invitación baby shower con RSVP — mismo motor, pre-configurado para baby showers, con Pies de Bebé (Pequeño) como tema por defecto.
Fuera de Whocan, las alternativas más comunes son Evite (gratis con publicidad, fuerte en EE.UU., más débil en eventos europeos), Paperless Post (freemium, US-céntrico, de pago para la mayoría de las bibliotecas de temas) y Punchbowl (de pago). Los tres manejan el trabajo básico «RSVP para un evento»; las diferencias específicas de Whocan son los contadores multi-persona (adultos + niños + vegetarianos como campos separados, útil en cualquier cultura donde los invitados vienen en hogares), las vistas previas compartibles por iframe y que todo es gratis, sin paywall sobre los temas.
Para situaciones que no encajan en absoluto — una reunión a planificar entre varias fechas, un potluck donde los invitados llevan comida, una lista de tareas — la guía padre de las nueve plantillas mapea cada situación con la plantilla correcta.
Qué cuesta (nada)
Cada ajuste de arriba está en el plan gratuito. No hay un plan de pago, ni tarifa por invitación, ni límite por invitado. Whocan se financia con publicidad ligera en las landing pages (no dentro de la invitación) y con el boca a boca. Más de 57.000 encuestas corrieron sobre el motor en los últimos 12 meses sin que nadie pagase — la plantilla invitación por sí sola representa más de un tercio.
Pruébalo tú mismo
La forma más rápida de entender qué puede hacer una invitación es hacer una:
Sin registro, sin email requerido, sin tarjeta. Si quieres volver a tu invitación más tarde desde otro dispositivo, puedes guardar el access link que la app te da — eso es todo.
Siguiente en la serie: Potluck — la plantilla «trae un plato» de Whocan, la que gestiona «quién trae qué» sin que nadie aparezca con tres postres. Deploy 2026-06-05, sigue el hub poll-types para no perderte el siguiente post.